このページの使い方
- 提出国だけで必要書類・アポスティーユ要否は決まりません。提出先が何を証明するよう求めているかを先に確認します。
- 同じ英語名称でも、日本側では戸籍謄本、受理証明書、婚姻要件具備証明書、登記事項証明書等の別書類となる場合があります。
- 公文書・会社等の私文書・学校や雇用主発行書類では、確認すべき認証経路が異なります。
- Certified Translationはアポスティーユとは別の工程で、提出先から必要とされる場合に確認します。
英語翻訳証明のみをご希望の方へ
Certified Translationは、日本語原文から英訳を作成・確認し、翻訳の完全性・正確性に関するCertification of Translation Accuracy（翻訳正確性証明書）を付すサービスです。アポスティーユ、公証、Certified True Copyとは別の工程です。提出先が勤務先・学校等の英文原本を受理する場合や、犯罪経歴証明書のように英語を含む多言語併記書類では、追加のCertified Translationが不要となる場合があります。対象は日本語から英語への翻訳です。詳細は英語翻訳証明・Certified Translationの案内ページをご確認ください。
対応書類
当事務所で主に取り扱う書類を、個人身分関係、婚姻関連、就労・収入証明、学歴・経歴、法人・商取引に分けて掲載しています。必要となる書類は提出先や手続によって異なるため、下記は代表的な取扱書類としてご確認ください。各詳細ページでは、書類名称・発行主体・原本や電子形式、公文書・私文書の区別、提出先が求める認証・翻訳・提出形式等の確認ポイントを整理しています。
個人身分関係
Personal Identity Documents戸籍謄本、住民票、出生届受理証明書等、身分関係・住所・出生等を示す日本の公文書です。提出先がどの事実・記載事項を求めているかを確認します。
身分関係・家族関係を記録する日本の公文書です。外国側でFamily Register、Civil Status Record等の表現が使われる場合でも、提出先が戸籍のどの記載を必要としているかを確認します。アポスティーユ・翻訳の要否は提出先別に確認します。
住所・世帯等の記載事項を証明する市区町村発行の公文書です。提出先が求める記載事項、現住所・過去住所のどちらを求めているか、認証・翻訳要否を確認します。
日本の市区町村が出生届を受理したことを証明する公文書です。外国発行のBirth Certificateとは別書類で、戸籍謄本とも証明内容が異なります。提出先がどの出生関係記録を求めているかを確認します。
就労・収入証明
Employment & Income Documents雇用主が発行する書類と、税務署・自治体等が発行する公文書を含みます。発行主体と公文書・私文書の別を確認します。
在職証明書・退職後の雇用関係書類等は勤務先・元勤務先が発行します。提出先が求める在職期間、役職、職務、給与等の内容と署名者・形式を確認し、民間企業発行書類では必要に応じて私文書認証を検討します。当事務所が雇用事実を証明する書類を当事務所名義で発行するものではありません。
納税や所得等に関する事項を証明する公文書です。国税は税務署、地方税は都道府県・市区町村と発行機関が分かれ、証明内容も書類ごとに異なります。提出先がどの税目・年度・記載事項を求めているかを確認します。
学歴・経歴
Education & Background Documents学歴書類と犯罪経歴証明書です。発行主体、封緘、紙・電子等の書類形式によって確認事項が異なります。
卒業証明書・成績証明書・学位記等は、学校種別、発行主体、書類形式によって外務省での取扱いが異なります。大学発行書類を一律に直接アポスティーユ対象・私文書と扱わず、提出先が求める学歴証明、発行主体、紙・電子形式、厳封・直送等を確認します。
犯罪経歴証明書は本人が警察・在外公館経由で申請する公文書です。申請には指紋採取があり、当事務所は警察への申請を代理しません。取得済みの封緘未開封原本について、提出先が必要とする場合の外務省アポスティーユ等を確認します。5か国語併記のため追加翻訳は標準工程ではありません。
法人・商取引
Corporate & Commercial Documents法務局発行の公文書と、会社自身が作成する私文書を区別して認証経路を確認します。
個人の印鑑登録証明書は市区町村、法人の印鑑証明書は法務局が発行します。「Seal Certificate」という英語名称だけで日本側書類を決めず、提出先が個人印・法人印のどちらに関する何を証明するよう求めているかを確認します。
登記事項証明書・法人印鑑証明書等の法務局発行公文書と、定款・議事録・株主名簿等の会社作成私文書では認証経路が異なります。外国側のCorporate Registry、Incumbency、Good Standing等の名称だけで日本側書類を固定せず、提出先が何を証明するよう求めているかを確認します。
複数の書類を求められている場合
提出先から複数の日本書類を求められている場合も、あらかじめ固定したセット商品を適用するのではなく、提出先の書面・案内から必要な書類を1点ずつ確認します。同じ目的でも、戸籍謄本、各種受理証明書、住民票、納税証明書、在職証明書、警察証明書等の必要性は案件ごとに異なります。必要書類と認証・翻訳工程を確認したうえで個別にお見積りします。
書類ごとの認証方法
Authentication by Document Type海外提出に必要な認証方法は、提出国だけではなく、書類の発行機関、公文書・私文書の別、認証対象、提出先機関の指示によって異なります。
市区町村、法務局、税務署、警察等が発行する公文書と、会社・雇用主等が作成する私文書では、日本側で確認する認証工程が異なります。提出先からアポスティーユ、公証、Certified Translationその他の指定を受けている場合は、その内容を確認します。
ハーグ条約締約国への提出であることだけでは、すべての書類にアポスティーユが必要となるわけではありません。提出先が要求する認証を先に確認します。また、アポスティーユ・公証等は、認証対象となる公印・署名等に関する工程であり、書類に記載された実質的事実の真実性を提出先に保証するものではありません。
| 書類の性質 | 確認事項 |
|---|---|
| 公的機関発行の公文書 | 発行主体、対象原本、発行時期、外務省直接申請対象性、提出先要件 |
| 会社・雇用主等の私文書 | 作成者・署名者、公証・私文書認証の要否、提出先要件 |
| 翻訳を伴う場合 | Certified Translationの要否、翻訳者・Certification要件、認証対象との分離 |
外務省へ直接証明申請する対象公文書は、原則として発行日から3か月以内の原本等の現行要件を確認します。これは提出先が定める書類の有効期間とは別です。
必要期間は、書類の取得状況、発行機関、必要な認証・翻訳工程、提出期限等によって異なります。外務省・自治体・法務局・提出先機関等の処理期間は当事務所が保証できるものではありません。
各書類の詳細ページで、提出先別の確認事項・実務上の注意事項をご確認いただけます。国別ガイドでは、各国の一般的な考え方を整理しています。外務省への申請手続き（申請方法・必要書類・委任状）は外務省アポスティーユ申請ガイドで解説しています。
対応書類を決めるまでの流れ
Document Identification Process以下は典型的な進め方であり、案件により順序や各工程の要否は変わります。固定のセット・パッケージへ当てはめることはありません。
対応書類に関するよくある質問
Frequently Asked Questionsどの日本書類を用意すればよいか分かりません。
提出先が何を証明するよう求めているかを先に確認します。外国側の書類名称・英語名だけでは、戸籍謄本、各種受理証明書、婚姻要件具備証明書、登記事項証明書等のどれが該当するかは確定しません。
固定のセット・組み合わせから選ぶのではなく、提出先から示されている案内・書類一覧の内容を確認したうえで、該当する日本側書類と発行元を1点ずつ特定します。提出先の案内をお持ちの場合は、その内容をお知らせください。
アポスティーユはすべての書類に必要ですか？
いいえ。ハーグ条約締約国への提出であることだけでは、アポスティーユが必要かどうかは決まりません。提出先が要求する認証を先に確認します。
また、外務省へ直接アポスティーユ申請できるのは対象となる公文書の場合のみで、会社・雇用主等が作成する私文書では別の認証経路を検討します。
公文書と会社・雇用主等の私文書では手続が違いますか？
異なります。市区町村・法務局・税務署・警察等が発行する公文書は、外務省の現行要件を満たす原本の場合に直接アポスティーユ申請の対象となり得ます。
一方、在職証明書や定款・議事録等の会社作成書類は私文書であり、必要な場合に公証人認証等を経由する私文書認証の経路を検討します。すべての書類が同じ工程になるわけではありません。
Certified Translationはすべての書類に必要ですか？
いいえ。Certified Translationはアポスティーユや公証とは別の工程で、提出先が必要とする場合にのみ確認します。勤務先・学校等が発行する英文原本を提出先が受理する場合や、犯罪経歴証明書のように英語を含む多言語併記の書類では、追加の翻訳が不要となる場合があります。
詳細は英語翻訳証明・Certified Translationのページをご確認ください。
複数書類を同時に依頼する場合、セット料金になりますか？
固定のセット料金は設けていません。提出先から複数の書類を求められている場合も、必要な書類を1点ずつ確認したうえで、書類ごとの認証・翻訳工程に応じて個別にお見積りします。
同じ目的でも必要書類は案件ごとに異なるため、提出先の案内・書類一覧をお知らせください。
海外在住でも日本の書類取得を依頼できますか？
書類によります。代理取得の可否は、書類の種類、請求資格、委任状の有無、発行機関・自治体の運用によって異なり、対応できる場合の条件・料金は各詳細ページでご案内しています。
なお、犯罪経歴証明書は申請時に指紋採取がある本人申請の書類で、当事務所が警察への申請を代理することはできません。海外在住者は在外公館を申請窓口として申請できる場合があります。
書類取得から海外発送までどのくらいかかりますか？
必要期間は、書類の取得状況、発行機関、必要な認証・翻訳工程、提出期限等によって異なります。私文書で公証役場経由の工程が必要な場合や、書類取得・国際郵送を含む場合は、その分の期間も見込みます。
外務省・公証役場・自治体・法務局・提出先機関・配送会社等の処理期間は当事務所が保証できるものではありません。提出先から発行時期・有効期間を指定される書類については、提出先が定める要件を確認します。
問い合わせ時に何を伝えればよいですか？
初回のお問い合わせでは、提出国、提出先、書類名、希望期限、既に書類を取得済みか、の5点をお知らせください。書類名が分からない場合は、提出先から示されている要求内容をそのままお知らせいただければ確認します。
初回段階で戸籍、税情報、印鑑証明、犯罪歴等の機微な内容を含む画像を一律に送付する必要はありません。書面での内容確認・お見積りはEmailを推奨しています。海外からの初回のお問い合わせにはWhatsAppを、日本国内にお住まいの方はLINEもご利用いただけます。