在職証明書とは
What is a Japanese Employment Certificate?在職証明書（ざいしょくしょうめいしょ・zaishoku shomeisho）は、雇用主（会社）が従業員の在職事実を証明する私文書です。会社名・代表者名・申請者の役職・在職期間・年収（提出先要件次第）などを記載します。会社印および代表者印の要否は、提出先機関・作成名義・公証方法により異なります。海外の就労ビザ申請における雇用関係の証明として使用される書類の1つです。
在職証明書は、米国H-1B（USCIS Form I-129）・英国Skilled Worker Visa（UKVI）・シンガポールEmployment Pass（MOM）・ニュージーランドの就労ビザ・雇用関連申請（Immigration New Zealand）などで、雇用主による在職証明・職務内容証明として求められる場合があります。退職済みの場合は退職証明書（離職証明書）が、退職後の海外就労ビザ申請で同様の役割を果たす場合があります。
在職証明書は私文書のため、提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。公証役場で雇用主代表者の署名認証を受け、その後法務局公証認証→外務省アポスティーユ→Certified Translation作成へ進むケースがあります。雇用主との調整代行が必要な場合は取得サポートプラン（+¥11,000）で対応します。
私文書で確認する認証工程
Why Employment Certificates Require Notary-Verified Route在職証明書は雇用主が作成する私文書であるため、戸籍謄本・住民票・納税証明書のような公文書とは認証ルートが異なる場合があります。提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となるケースを整理します。
| 観点 | 公文書（戸籍・住民票・納税証明書） | 私文書（在職証明書） |
|---|---|---|
| 作成者 | 市区町村役場・税務署 | 雇用主（会社代表者） |
| 認証起点 | 外務省で直接アポスティーユ可 | 公証役場での署名認証が求められる場合あり |
| 想定工程 | 1工程（外務省のみ） | 公証→法務局→外務省→翻訳を経る場合あり |
| 標準納期 | 3〜7営業日 | 5〜10営業日 |
| 雇用主の関与 | 不要 | 代表者署名・出頭または委任状対応を確認 |
| 差戻しリスク | 低 | 中（フォーマット要件・記載事項により発生） |
公証役場経由となる場合の具体的な流れ：
• 工程1：在職証明書の作成 → 雇用主が会社印・代表者印を押印した在職証明書を作成
• 工程2：公証役場での宣誓認証 → 雇用主代表者が公証役場へ出頭し、署名認証を受ける（または当事務所が委任状ベースで代行）
• 工程3：法務局公証認証 → 公証人の所属する法務局での認証（公証認証印を受ける）
• 工程4：外務省アポスティーユ＋Certified Translation → 外務省でアポスティーユを取得し、英訳とCertification of Translation Accuracyを作成
公証役場経由となる場合は、初回の在職証明書作成時点で提出先機関の要件に沿った形式を確認することが重要です。当事務所では推奨フォーマットのテンプレートをご提供し、雇用主との調整を代行する取得サポートプラン（+¥11,000）にも対応します。
5か国別の認証要件
Authentication Requirements by Country提出先国により、在職証明書の認証ルートと翻訳要件が異なります。在職証明書は私文書のため、提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。これは公文書（戸籍・住民票・納税証明書）と異なる重要な点です。雇用主との調整代行が必要な場合は取得サポートプラン（+¥11,000）で対応します。在職証明書は米国H-1B・英国Skilled Worker・シンガポールEP・ニュージーランドの就労ビザ・雇用関連申請などで使用される書類です。
米国
United States · USCIS / State Authorities Route A英国
United Kingdom · UKVI / Home Office Route Aシンガポール
Singapore · ICA / MOM Route Bニュージーランド
New Zealand · Immigration New Zealand Route Bフィリピン
Philippines · PSA / DFA / Embassy Route Bご依頼から納品までの流れ
Process & Timelineお見積もりから納品まで、原則として3〜7営業日でご対応いたします。特急対応をご希望の場合は、翌営業日仕上げ（+50%）または当日仕上げ（+150%）もご利用いただけます。海外在住の方からのご依頼にも全工程で対応しております。
在職証明書の料金体系
Pricing for Employment Certificate在職証明書のアポスティーユ・Certified Translationには、3つのプランをご用意しています。在職証明書は私文書のため、提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。雇用主との調整が必要な場合は、雇用主とのやり取り・推奨フォーマット提供・公証役場予約代行を含む取得サポートプラン（+¥11,000）をご利用いただけます。海外赴任直前で時間が限られている方や、雇用主の英文書類対応経験が乏しい場合にも対応します。
※取得サポート料金は、原則として1雇用主あたりの料金です。複数の雇用主・複数の提出先がある場合は、内容を確認のうえ個別にお見積りします。
在職証明書の認証で多い「困りごと」7選
Frequently Asked Questions在職証明書は私文書のため、公文書とは認証ルートが根本的に異なります。雇用主の関与・公証役場手続き・退職証明書との使い分け・海外赴任時の対応など、判断に迷う論点が多数あります。当事務所が把握する代表的な7項目を、対応方針と併せて整理しました。
在職証明書は誰が作成すべきですか？
在職証明書は雇用主（会社）が作成する文書です。記載内容として確認される主な項目は以下の通りです：
- 会社名：正式社名（株式会社○○・Ltd.等）
- 代表者名：代表取締役社長等の役職と氏名
- 会社印・代表者印：提出先機関・作成名義・公証方法により要否を確認
- 申請者情報：氏名・生年月日・役職・部署
- 在職期間：入社日（または現職任期開始日）と現在まで継続していること
- 年収：提出先要件次第（H-1B・EP申請では求められる場合あり）
- 職務内容：簡潔な説明（H-1Bの特殊技能要件証明等）
当事務所では推奨フォーマットのテンプレートをご提供しています。退職済みの場合は前職の人事部門への作成依頼が必要となる場合があり、退職時期から時間が経過している場合は対応が困難になるケースもあります。雇用主との調整が必要な場合は取得サポートプラン（+¥11,000）で対応します。
在職証明書はなぜ公証役場経由が必要なのですか？
在職証明書は雇用主が作成する私文書のため、外務省で直接アポスティーユを取得できないケースがあります。公文書（戸籍・住民票・納税証明書）と認証ルートが異なる場合があります：
| 工程 | 内容 | 所要時間 |
|---|---|---|
| 工程1 | 雇用主が在職証明書を作成（会社印・代表者印の要否を確認） | 1〜3営業日 |
| 工程2 | 公証役場での雇用主代表者の署名認証 | 1営業日 |
| 工程3 | 法務局公証認証 | 1〜2営業日 |
| 工程4 | 外務省アポスティーユ＋Certified Translation作成 | 2〜4営業日 |
合計で5〜10営業日のスケジュールが目安となります。工程2〜4が必要な場合は、代理出頭・代行手続きや、雇用主代表者の出頭が困難な場合の委任状ベース対応も個別にお見積りします。
雇用主が公証役場手続きに協力的でない場合はどうなりますか？
雇用主代表者の公証役場出頭が困難なケースは多々あります（多忙・地理的距離・公証手続きへの不慣れ等）。当事務所では以下の代替方法をご提案しています：
- 委任状方式：雇用主代表者の委任状＋身分証明書コピーで、当事務所が代理出頭
- 宣誓書（Declaration of Authenticity）方式：代表者が署名した在職証明書に対し、行政書士が宣誓書を作成し、公証認証を受ける方式
- 取得サポートプラン（+¥11,000）：雇用主との調整代行・推奨フォーマット提供・公証役場予約代行を一括対応
ただし、宣誓書方式は提出先国によっては受理されないケースもあります（特に米国H-1B・英国Skilled Worker Visaなど）。当事務所では受任時に提出先要件を確認し、想定される認証方式をご案内します。雇用主の協力体制が不十分な場合は、取得サポートプランの利用もご検討ください。
海外赴任中の現地法人発行の在職証明書はどう扱われますか？
現地法人（米国法人・シンガポール法人等）が発行した在職証明書は、その法人所在地国の認証手続きに従います。日本のアポスティーユ取得対象は日本法人発行の書類に限定されます。
海外赴任歴のある方の典型的な書類戦略：
- 赴任前：日本法人発行の在職証明書（日本側でアポスティーユ取得）
- 赴任中：現地法人発行の在職証明書（赴任先国で認証取得）
- 帰国後：日本法人発行の在職証明書（日本側でアポスティーユ取得）
赴任中の現地法人発行書類の認証は当事務所の業務範囲外（赴任先国の弁護士・公証人の専門領域）となりますが、日本側書類との組み合わせ戦略のお問い合わせは承っております。海外赴任先で永住申請（米国Green Card・シンガポールPR等）を検討されている方からのお問い合わせが増加しています。
退職証明書も同じ料金体系で対応可能ですか？
はい、退職証明書（離職証明書）も在職証明書と同じ料金体系・認証ルートでご対応しています。退職後の海外就労ビザ申請で頻繁に要求される書類です：
- 米国H-1B更新時：前職での職務経験証明として要求
- 英国Skilled Worker Visa再申請：前職での専門技能証明
- シンガポールEmployment Pass転職時：前職での年収・職務証明
- ニュージーランドの就労ビザ・雇用関連申請：継続的雇用関係の証明
注意点として、退職後時間が経過している場合、前職の人事部門で記録が保管されていないリスクがあります。将来の海外提出を予定している場合は、退職時に取得しておくことも選択肢になります。退職時であれば取得しやすい一方、退職後10年以上経過している場合は前職の人事部門が記録を保管していないケースもあります。
退職時に在職証明書（在職期間・年収）と退職証明書（退職日・退職理由）の2書類セットでアポスティーユ・翻訳取得をしておくと、将来的な海外就労ビザ申請で活用できます。
在職証明書に有効期限はありますか？
書類自体に有効期限はありませんが、提出先機関が独自基準を設けているのが実情です。在職証明書は現雇用状況の証明としての性質上、提出先国の有効期限は短期間が標準です。
| 提出先 | 一般的な有効期限 |
|---|---|
| 米国USCIS | 発行から6か月以内が無難 |
| 英国UKVI | 発行から3か月以内（厳格） |
| シンガポールICA | 発行から3か月以内 |
| ニュージーランド（Immigration New Zealand等） | 提出先機関により異なる |
| フィリピン | 発行から6か月以内 |
英国UKVI・シンガポールICAは3か月以内が求められる場合があります。ニュージーランドは提出先機関により異なります。在職証明書は公証役場経由となる場合に標準5〜10営業日かかるため、発行→公証→アポスティーユ→翻訳→提出までを最終提出日から逆算してスケジュールを確認します。当事務所では受任時に逆算スケジュール表をご案内しています。
5か国それぞれで在職証明書の翻訳要件はどう違いますか？
在職証明書は私文書のため、提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。これは公文書（戸籍・住民票・納税証明書）と異なる重要な点です。
| 国 | 翻訳ルート | 公証役場 | 主な提出先 |
|---|---|---|---|
| 米国 | 提出先要件により確認 | 要否を確認 | USCIS（H-1B Form I-129） |
| 英国 | 提出先要件により確認 | 要否を確認 | UKVI（Skilled Worker Visa） |
| シンガポール | Route Bとなる場合あり | 要否を確認 | MOM（Employment Pass） |
| ニュージーランド | Route Bとなる場合あり | 要否を確認 | Immigration New Zealand |
| フィリピン | Route Bとなる場合あり | 要否を確認 | DOLE（労働許可・AEP） |
私文書としての確認ポイント
在職証明書は雇用主が作成する私文書のため、戸籍・住民票・納税証明書のように外務省で直接アポスティーユを取得できないケースがあります。公証役場での署名認証＋法務局＋外務省アポスティーユの工程が必要となるかどうかを、提出先機関・書類の作成名義・用途に応じて確認します。
詳細は英語圏5か国・対応ガイドをご参照ください。