このページの要点
- 在職証明書・退職証明書等の雇用関係書類は、勤務先・元勤務先である雇用主が発行する書類です。
- 「Employment Certificate」等の英語名称や全国共通の様式があるわけではなく、提出先が求める証明内容・記載事項を確認します。
- 民間企業が作成する書類は私文書として認証経路を検討します。国・地方公共団体その他の公的機関等の発行書類は、実際の発行主体・書類形式から個別に確認します。
- 署名者・会社印・公証・アポスティーユ・Certified Translation・英文原本の可否等は、提出先ごとに確認します。
在職証明書とは
What is a Japanese Employment Certificate?在職証明書は、雇用主（会社）が従業員の在職事実を証明する書類です。在職事実、在職期間、役職、職務内容などを記載し、給与等は提出先から求められる場合に記載します。民間企業が作成する通常の在職証明書は、私文書として認証経路を検討します。退職済みの場合は、退職後の雇用期間等を証明する書類が求められることがあり、その名称・発行可否は勤務先の制度によります。
在職証明書、退職証明書、Certificate of Employment、Employment Verification Letter、Experience Certificate等の名称は、提出先や雇用主によって意味・記載内容が一致しない場合があります。英語名称だけで日本側書類を決めず、提出先が現在の在職、過去の雇用期間、役職、職務内容、給与その他の何を証明するよう求めているかを確認します。
在職証明書・退職証明書の雇用関係の事実を証明する主体は勤務先・元勤務先です。当事務所は、必要事項・形式の整理、Certified Translation、必要な日本側認証工程、任意の雇用主調整を取り扱いますが、雇用主に代わって雇用事実を証明する書類を当事務所名義で発行するものではありません。
在職証明書・退職証明書が求められることのある主な場面
公的機関等が発行する在職関係書類。民間企業が作成する通常の在職証明書は私文書として認証経路を検討します。一方、国・地方公共団体その他の公的機関、公的法人等が発行する在職関係書類は、発行主体・発行者・公印・書類形式によって取扱いが異なる場合があるため、民間企業発行書類と同じ私文書ルートを自動適用しません。
個人事業主・会社役員等。個人事業主、会社代表者・役員等の場合は、通常の従業員向け在職証明書が適切とは限りません。法人登記事項証明書、税関係書類、事業に関する証明その他の資料が指定される場合があるため、提出先が求める証明内容を確認します。
勤務先発行の英文証明書。勤務先が英文のEmployment Certificate等を発行でき、提出先がその英文原本を受理する場合は、当事務所のCertified Translationが不要となることがあります。公証・認証・署名者等の要件は別に確認します。
在職証明書の認証で確認する事項
Authentication Considerations for Employment Certificates民間の雇用主が作成する在職証明書は私文書であるため、市区町村・税務署等が発行する公文書とは認証の起点が異なります。実際の発行主体・書類形式に応じて、確認する事項を整理します。
| 観点 | 公的機関等の発行書類 | 民間雇用主作成の在職証明書 |
|---|---|---|
| 発行主体 | 官公署・自治体・公的機関等。書類ごとに確認 | 雇用主 |
| 認証起点 | 発行主体・公印・書類形式から外務省直接対象性を確認 | 私文書として公証人認証の要否を確認 |
| 認証工程 | 公印確認・アポスティーユ等の適用可否を確認 | 公証人認証→公証人押印証明→外務省証明等の必要性を確認 |
私文書について公証・アポスティーユ等が必要な場合は、公証人認証、法務局長による公証人押印証明、外務省アポスティーユ又は公印確認という工程が通常の構造ですが、ワンストップサービスの利用、提出先が認証を求めない場合、別方式の指定等があるため、毎案件この工程をすべて経るとは限りません。どの文書・署名・証明を認証対象とするかを含め、必要工程は案件ごとに確認します。
アポスティーユや公証人認証は、雇用期間、給与額、職務内容等の実質的事実が真実であることを外国提出先に保証する制度ではありません。在職証明書に記載する雇用関係の内容は雇用主が確認・証明します。
PDF、電子署名、電子印、電子発行の在職証明書については、提出先での受理可否と、日本側で公証・認証を行う場合の公証役場の取扱いを別々に確認します。PDFを印刷したものや電子署名付き文書が、当然に紙原本・自署文書と同じ取扱いになるとは限りません。
提出先から指定書式がない場合、必要な記載事項の整理や書式に関する案内を行うことができます。雇用主との調整が必要な場合は雇用主調整サポート（+¥11,000）で対応します。
提出先別の確認ポイント
Receiving-Authority Considerations提出国だけでは、必要な雇用関係書類・認証・翻訳の方法は決まりません。現在の対応範囲である米国・英国・シンガポール・ニュージーランド・フィリピンの5か国いずれについても、提出先機関の現行の案内・指示を基準に、以下の点を確認します。
米国
United States · 提出先別に個別確認英国
United Kingdom · 提出先別に個別確認シンガポール
Singapore · 提出先別に個別確認ニュージーランド
New Zealand · 提出先別に個別確認フィリピン
Philippines · 提出先別に個別確認いずれの国についても、最終的な工程は、書類の性質、提出先機関の公開案内または依頼者から提示された書面上の指示、外務省・公証役場等の最新運用に基づき個別に確認します。国名のみを根拠に工程を確定することはありません。
雇用関係書類の海外提出手続の流れ
Process for Overseas Use of Japanese Employment Records在職証明書・退職証明書を含む雇用関係書類の海外提出は、提出先の要件確認から始めます。以下は典型的な進め方であり、案件により順序や各工程の要否は変わります。
※ 所要日数は、雇用主・公証役場・法務局・外務省・配送機関の処理状況により異なり、固定的な納期をお約束するものではありません。
在職証明書の料金体系
Pricing for Employment Certificate料金は、必要な書類の内容、認証工程の有無、翻訳の範囲によって異なります。以下は主な料金区分で、どの区分に該当するかは提出先の指示と書類確認の際にご案内します。公証役場手数料・郵送料・国際配送等の実費は当事務所報酬とは区分して精算します。
毎案件すべての認証工程を経るという意味ではなく、必要工程は提出先機関の公開案内または依頼者から提示された書面上の指示に基づき事前に確認します。
雇用主調整サポート： +¥11,000（税込）／1雇用主を原則。必要な記載事項・書式の整理、依頼者と雇用主との連絡調整、発行後の形式確認等を行います。雇用主による発行・署名・認証協力を保証するものではありません。
期限が近い場合は、書類の作成状況、雇用主の対応状況、必要な認証工程等を確認し、当事務所側で優先対応できる範囲をご案内します。雇用主、公証役場、法務局、外務省、配送会社等の処理期間を含む完了時期は保証できません。
全料金表を見る →在職証明書・退職証明書に関するよくある質問
Frequently Asked Questions在職証明書には何を記載すればよいですか？
必要な記載内容は提出先の指示によって決まり、全国共通の法定様式があるわけではありません。提出先から指定されることのある項目の例として、勤務先名・所在地、氏名、在職中・退職済みの別、雇用期間、役職・部署、職務内容、給与・年収、勤務時間、雇用形態、署名者・連絡先、発行日等があります。書類を発行するのは雇用主です。
給与・年収や職務内容は、提出先から求められる場合にのみ記載します。収入証明が主目的の場合は、在職証明書とは別に給与証明、源泉徴収票、納税証明等を求められる場合があります。詳細な職務内容・実務経験を求められる場合は、職務内容を含む雇用証明・職歴証明等を勤務先に作成してもらう必要がある場合があります。
在職証明書に公証・アポスティーユが必要な場合はありますか？
提出先の要件によります。民間企業が作成する在職証明書は私文書であり、外務省は会社等が作成する私文書そのものを直接証明しません。公証・アポスティーユ等が必要な場合は、公証人の認証を受けた書類について、必要な法務局長による公証人押印証明を経て外務省の証明対象となる工程を検討します。ワンストップサービス等により実際の工程は異なる場合があります。
なお、公証人認証やアポスティーユは、雇用期間・給与額・職務内容等の実質的事実が真実であることを保証する制度ではありません。記載内容は雇用主が確認・証明します。
雇用主が書類発行・公証手続に協力できない場合はどうなりますか？
代表者または署名権限者の公証役場への出頭が難しい場合は、委任状による代理嘱託等が可能な場合があるため、公証役場および予定する認証方式に応じて個別に確認します。雇用主が書類の発行、署名または本人確認に協力できない場合は、予定している認証手続を進めることができません。
代替となる資料を使用できるかは、提出先の指示を確認します。当事務所が代替資料の受理可能性を判断・保証するものではありません。雇用主との連絡調整が必要な場合は、雇用主調整サポート（+¥11,000）で対応します。
勤務先が英文在職証明書を発行できる場合、Certified Translationは不要ですか？
提出先によります。勤務先が英文のEmployment Certificate等を発行でき、提出先がその英文原本を受理する場合は、当事務所のCertified Translationが不要となることがあります。
ただし、公証・認証、署名者、書式等の要件は別に確認します。提出先の案内・指示を確認したうえで、必要な工程をご案内します。
退職済み・自営業・会社役員の場合はどう確認しますか？
退職済みの場合は、元勤務先が発行する退職後の雇用期間等を証明する書類を確認します。書類の名称・発行可否は勤務先の制度によります。退職後長期間が経過している場合は、記録保管状況等により発行可否が異なります。
個人事業主、会社代表者・役員等の場合は、通常の従業員向け在職証明書が適切とは限りません。法人登記事項証明書、税関係書類、事業に関する証明その他の資料が指定される場合があるため、提出先が求める証明内容を確認します。
PDF・電子署名付きの在職証明書でも公証・認証できますか？
一律には判断できません。PDF、電子署名、電子印、電子発行の在職証明書については、提出先での受理可否と、日本側で公証・認証を行う場合の公証役場の取扱いを別々に確認します。
PDFを印刷したものや電子署名付き文書が、当然に紙原本・自署文書と同じ取扱いになるとは限りません。
私文書認証とCertified Translationの料金はどのようになりますか？
Certified Translationのみは¥33,000〜、公証・アポスティーユ等の認証工程のみは¥66,000〜、Certified Translationと認証工程の双方は¥121,000〜が起点で、内容確認のうえ個別にお見積りします。雇用主調整サポート（+¥11,000）は任意の追加サポートです。
公証役場手数料・郵送料等の第三者費用・実費は、当事務所報酬と区分して実額に基づき精算します。
在職証明書の書面確認・見積りはどのように依頼すればよいですか？
初回のお問い合わせでは、提出国、提出先、書類名、希望期限、既に書類を取得済みか、の5点をお知らせください。
内容確認後、必要に応じて勤務先名、在職中・退職済み・自営業・役員等の区分、提出先が求める記載事項、既存書類の有無、日本語・英語の別、署名・会社印、紙・電子形式、公証・認証の指定等を確認します。書面での内容確認・お見積りはEmailを推奨しています。海外からの初回のお問い合わせにはWhatsAppを、日本国内にお住まいの方はLINEもご利用いただけます。