このページの要点
- 在職証明書は、勤務先が在職状況、職務内容、雇用期間、役職、給与等を証明するために発行する書類です。
- 企業等が発行する在職証明書は通常、私文書として取り扱われるため、提出先の指定に応じて公証役場を経由する認証手続が必要となる場合があります。
- 当事務所では、米国・英国・シンガポール・ニュージーランド・フィリピンへの提出を対象として、認証ルートとCertified Translation（翻訳証明付き英訳）を確認します。
- 必要な記載事項、発行者・署名者、社印の要否、発行日、原本・写しの別および翻訳・認証の形式は、提出先機関の案内を確認する必要があります。
在職証明書とは
What is a Japanese Employment Certificate?在職証明書（ざいしょくしょうめいしょ・zaishoku shomeisho）は、雇用主（会社）が従業員の在職事実を証明する私文書です。会社名・代表者名・申請者の役職・在職期間・年収（提出先要件次第）などを記載します。会社印および代表者印の要否は、提出先機関・作成名義・公証方法により異なります。海外の就労ビザ申請における雇用関係の証明として使用される書類の1つです。
在職証明書は、米国H-1B（USCIS Form I-129）・英国Skilled Worker Visa（UKVI）・シンガポールEmployment Pass（MOM）・ニュージーランドの就労ビザ・雇用関連申請（Immigration New Zealand）などで、雇用主による在職証明・職務内容証明として求められる場合があります。退職済みの場合は退職証明書（離職証明書）が、退職後の海外就労ビザ申請で同様の役割を果たす場合があります。
在職証明書は私文書のため、提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。公証役場で雇用主代表者または署名権限者の署名認証を受け、その後法務局公証認証→外務省アポスティーユ→Certified Translation作成へ進むケースがあります。（参考：外務省「申請の流れ」）雇用主との調整サポートが必要な場合は雇用主調整サポート（+¥11,000）で対応します。
私文書で確認する認証工程
Why Employment Certificates Require Notary-Verified Route在職証明書は雇用主が作成する私文書であるため、戸籍謄本・住民票・納税証明書のような公文書とは認証ルートが異なる場合があります。提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となるケースを整理します。
| 観点 | 公文書（戸籍・住民票・納税証明書） | 私文書（在職証明書） |
|---|---|---|
| 作成者 | 市区町村役場・税務署 | 雇用主（会社代表者） |
| 認証起点 | 外務省で直接アポスティーユ可 | 公証役場での署名認証が求められる場合あり |
| 想定工程 | 1工程（外務省のみ） | 公証→法務局→外務省→翻訳を経る場合あり |
| 標準納期 | 3〜7営業日 | 5〜10営業日 |
| 雇用主の関与 | 不要 | 代表者または署名権限者の署名・出頭・委任状対応の可否を確認 |
| 差戻しリスク | 低 | 中（フォーマット要件・記載事項により発生） |
公証役場経由となる場合の具体的な流れ：
• 工程1：在職証明書の作成 → 雇用主が会社印・代表者印を押印した在職証明書を作成
• 工程2：公証役場での宣誓認証 → 雇用主代表者または署名権限者の出頭・本人確認・委任状対応の可否を、公証役場および認証方式に応じて確認
• 工程3：法務局公証認証 → 公証人の所属する法務局での認証（公証認証印を受ける）
• 工程4：外務省アポスティーユ＋Certified Translation → 外務省でアポスティーユを取得し、英訳とCertification of Translation Accuracyを作成
公証役場経由となる場合は、初回の在職証明書作成時点で提出先機関の要件に沿った形式を確認することが重要です。当事務所では推奨フォーマットのテンプレートをご提供し、雇用主との調整サポートを行う雇用主調整サポート（+¥11,000）にも対応します。
5か国別の認証要件
Authentication Requirements by Country提出先国により、在職証明書の認証ルートと翻訳要件が異なります。在職証明書は私文書のため、提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。これは公文書（戸籍・住民票・納税証明書）と異なる重要な点です。雇用主との調整サポートが必要な場合は雇用主調整サポート（+¥11,000）で対応します。在職証明書は米国H-1B・英国Skilled Worker・シンガポールEP・ニュージーランドの就労ビザ・雇用関連申請などで使用される書類です。
米国
United States · USCIS / State Authorities Route A英国
United Kingdom · UKVI / Home Office Route Aシンガポール
Singapore · ICA / MOM Route Bニュージーランド
New Zealand · Immigration New Zealand Route Bフィリピン
Philippines · DOLE / BI Route BルートA／ルートBは典型的な工程を示すものです。提出国だけで一律に決まるものではありません。最終的な工程は、書類の性質、提出先機関の公開案内または依頼者から提示された書面上の指示、外務省・公証役場等の最新運用に基づき個別に確認します。
在職証明書の手続きの流れ
Employment Certificate Process在職証明書は、海外就労ビザ、雇用関連申請、職務経験証明、資格・ライセンス申請、学歴・職歴審査などで、雇用主による在職事実・職務内容・在職期間等の証明として求められることがあります。雇用主が作成する私文書のため、提出先により、会社印・代表者署名の要否、英文原本の可否、記載事項、退職証明書との使い分け、公証役場での認証、法務局公証認証、外務省アポスティーユ、Certified Translationの要否が異なります。提出国・提出先・用途・作成名義を確認したうえで、必要な手続きの順序を整理します。
※ 提出先により、会社印・代表者署名、記載事項、英文原本の可否、退職証明書との使い分け、公証役場認証、翻訳証明の形式、原本提出の要否は異なります。
在職証明書の料金体系
Pricing for Employment Certificate在職証明書は雇用主が作成する私文書のため、料金は必要となる工程により異なります。提出先機関の公開案内または依頼者から提示された書面上の指示を確認し、Certified Translationのみで対応できる場合と、公証役場・法務局・外務省アポスティーユの認証工程が必要となる場合（私文書・公証役場経由案件）に分けてご案内します。雇用主との連絡調整が必要な場合は、任意の雇用主調整サポート（+¥11,000）を追加できます。雇用主・公証役場の対応可否は個別に確認します。
※雇用主調整サポートは、原則として1雇用主あたりの料金です。複数の雇用主・複数の提出先がある場合は、内容を確認のうえ個別にお見積りします。在職証明書であることだけで料金区分が決まるものではなく、必要工程は提出先機関の公開案内または依頼者から提示された書面上の指示に基づき事前に確認します。
優先対応をご希望の場合は、案件内容・書類点数・必要工程・希望期限を確認のうえ、対応可否と費用を個別にご案内します。
※当事務所側の翻訳・書類確認・申請準備について、通常案件より優先して対応します。公証役場、法務局、外務省、郵送・国際配送の日数は、各機関・配送状況により変動します。
在職証明書の認証でよくあるお困りごと
Frequently Asked Questions在職証明書は私文書のため、公文書とは認証ルートが根本的に異なります。雇用主の関与・公証役場手続き・退職証明書との使い分け・海外赴任時の対応など、判断に迷う論点が多数あります。当事務所が把握する代表的な項目を、対応方針と併せて整理しました。
在職証明書は誰が作成すべきですか？
在職証明書は雇用主（会社）が作成する文書です。記載内容として確認される主な項目は以下の通りです：
- 会社名：正式社名（株式会社○○・Ltd.等）
- 代表者名：代表取締役社長等の役職と氏名
- 会社印・代表者印：提出先機関・作成名義・公証方法により要否を確認
- 申請者情報：氏名・生年月日・役職・部署
- 在職期間：入社日（または現職任期開始日）と現在まで継続していること
- 年収：提出先要件次第（H-1B・EP申請では求められる場合あり）
- 職務内容：簡潔な説明（H-1Bの特殊技能要件証明等）
当事務所では推奨フォーマットのテンプレートをご提供しています。退職済みの場合は前職の人事部門への作成依頼が必要となる場合があり、退職時期から時間が経過している場合は対応が困難になるケースもあります。雇用主との調整が必要な場合は雇用主調整サポート（+¥11,000）で対応します。
在職証明書はなぜ公証役場経由が必要なのですか？
在職証明書は雇用主が作成する私文書のため、外務省で直接アポスティーユを取得できないケースがあります。公文書（戸籍・住民票・納税証明書）と認証ルートが異なる場合があります：
| 工程 | 内容 | 所要時間 |
|---|---|---|
| 工程1 | 雇用主が在職証明書を作成（会社印・代表者印の要否を確認） | 1〜3営業日 |
| 工程2 | 公証役場での雇用主代表者の署名認証 | 1営業日 |
| 工程3 | 法務局公証認証 | 1〜2営業日 |
| 工程4 | 外務省アポスティーユ＋Certified Translation作成 | 2〜4営業日 |
合計で5〜10営業日のスケジュールが目安となります。工程2〜4が必要な場合は、雇用主代表者または署名権限者の出頭・本人確認・委任状対応の可否を、公証役場および認証方式に応じて個別に確認します。公証の要否は提出先機関の指示により異なる場合があるため、事前に提出先へのご確認が必要です。
雇用主が公証役場手続きに協力的でない場合はどうなりますか？
雇用主代表者の公証役場出頭が困難なケースは多々あります（多忙・地理的距離・公証手続きへの不慣れ等）。当事務所では以下の代替方法をご提案しています：
- 委任状方式：雇用主代表者または署名権限者の委任状・本人確認書類等により対応できるか、公証役場および認証方式に応じて確認
- 宣誓書（Declaration of Authenticity）方式：代表者が署名した在職証明書に対し、行政書士が宣誓書を作成し、公証認証を受ける方式
- 雇用主調整サポート（+¥11,000）：推奨記載項目・テンプレートの案内、依頼者と雇用主との連絡調整支援、雇用主からの確認事項への対応に対応（公証役場との事前調整は私文書・公証役場経由案件に含まれます）
ただし、宣誓書方式は提出先国によっては受理されないケースもあります（特に米国H-1B・英国Skilled Worker Visaなど）。当事務所では受任時に提出先要件を確認し、想定される認証方式をご案内します。雇用主の協力体制が不十分な場合は、雇用主調整サポート（+¥11,000）の利用もご検討ください。
海外赴任中の現地法人発行の在職証明書はどう扱われますか？
現地法人（米国法人・シンガポール法人等）が発行した在職証明書は、その法人所在地国の認証手続きに従います。日本のアポスティーユ取得対象は日本法人発行の書類に限定されます。
海外赴任歴のある方の典型的な書類戦略：
- 赴任前：日本法人発行の在職証明書（日本側でアポスティーユ取得）
- 赴任中：現地法人発行の在職証明書（赴任先国で認証取得）
- 帰国後：日本法人発行の在職証明書（日本側でアポスティーユ取得）
赴任中の現地法人発行書類の認証は当事務所の業務範囲外（赴任先国の弁護士・公証人の専門領域）となりますが、日本側書類との組み合わせ戦略のお問い合わせは承っております。海外赴任先で永住申請（米国Green Card・シンガポールPR等）を検討されている方からのお問い合わせが増加しています。
退職証明書も同じ料金体系で対応可能ですか？
退職証明書（離職証明書）も在職証明書と同じ料金体系で対応しています。退職後の海外就労ビザ申請で求められる場合があります：
- 米国H-1B更新時：前職での職務経験証明として要求
- 英国Skilled Worker Visa再申請：前職での専門技能証明
- シンガポールEmployment Pass転職時：前職での年収・職務証明
- ニュージーランドの就労ビザ・雇用関連申請：継続的雇用関係の証明
注意点として、退職後時間が経過している場合、前職の人事部門で記録が保管されていないリスクがあります。将来の海外提出を予定している場合は、退職時に取得しておくことも選択肢になります。退職時であれば取得しやすい一方、退職後10年以上経過している場合は前職の人事部門が記録を保管していないケースもあります。
退職時に在職証明書（在職期間・年収）と退職証明書（退職日・退職理由）の2書類セットでアポスティーユ・翻訳取得をしておくと、将来的な海外就労ビザ申請で活用できます。
在職証明書に有効期限はありますか？
在職証明書自体に一律の有効期限はありません。ただし、提出先機関が発行後3か月以内・6か月以内等の独自基準を設ける場合があります。
| 提出先 | 確認ポイント |
|---|---|
| 米国USCIS | 提出先・申請種別・申請時期に応じて確認 |
| 英国UKVI | 提出先・ビザ種別・申請時期に応じて確認 |
| シンガポールMOM / ICA | 提出先・就労パス種別・申請時期に応じて確認 |
| ニュージーランド（Immigration New Zealand等） | 提出先機関・用途に応じて確認 |
| フィリピン | 提出先機関・用途に応じて確認 |
提出先機関が発行後3か月以内・6か月以内等の独自基準を設ける場合があるため、提出先・ビザ種別・申請時期に応じて、発行日から提出予定日までを逆算して確認します。公証役場経由となる場合は、各機関・配送状況の日数も含めてスケジュールを確認します。
5か国それぞれで在職証明書の翻訳要件はどう違いますか？
在職証明書は私文書のため、提出先機関・書類の作成名義・用途により、公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。これは公文書（戸籍・住民票・納税証明書）と異なる重要な点です。
| 国 | 翻訳ルート | 公証役場 | 主な提出先 |
|---|---|---|---|
| 米国 | 提出先要件により確認 | 要否を確認 | USCIS（H-1B Form I-129） |
| 英国 | 提出先要件により確認 | 要否を確認 | UKVI（Skilled Worker Visa） |
| シンガポール | Route Bとなる場合あり | 要否を確認 | MOM（Employment Pass） |
| ニュージーランド | Route Bとなる場合あり | 要否を確認 | Immigration New Zealand |
| フィリピン | Route Bとなる場合あり | 要否を確認 | DOLE（労働許可・AEP） |
私文書としての確認ポイント
在職証明書は雇用主が作成する私文書のため、戸籍・住民票・納税証明書のように外務省で直接アポスティーユを取得できないケースがあります。公証役場での署名認証＋法務局＋外務省アポスティーユの工程が必要となるかどうかを、提出先機関・書類の作成名義・用途に応じて確認します。
詳細は英語圏5か国・対応ガイドをご参照ください。
在職証明書の書面確認・見積りはどのように依頼すればよいですか？
書面での内容確認・お見積りのご依頼はEmailを推奨しています。提出先国、提出先機関、提出目的、勤務先名、在職期間、役職、雇用形態、給与・収入額の記載要否（提出先の指示がある場合）、証明書の発行済み・未発行、発行名義（判明している場合）、書式（判明している場合）、希望期限、書類のお届け先をお知らせください。海外からの初回のお問い合わせにはWhatsApp Businessもご利用いただけますが、正式なお見積り、対応範囲、記載内容の確認、雇用主発行書類の確認、翻訳要件・認証ルートの確認、配送のご案内、書面でのご案内はEmailにて対応する場合があります。
在職証明書にはどのような情報を記載すべきですか？
必要な記載内容は、提出先国・提出先機関・提出目的により異なります。勤務先名、在職期間、役職、雇用形態のみで足りる場合もあれば、給与・収入額、勤務時間、契約形態、会社所在地、代表者名、発行部署、社印、連絡先の記載を求められる場合もあります。可能であれば、証明書の発行前に提出先機関の書面による指示内容を確認することをおすすめします。
給与・収入額は記載すべきですか？
提出先機関の書面による指示内容によります。移民・金融・奨学金・学校関係の手続では給与・収入額の記載を求められる場合がある一方、在職の事実と期間の確認のみで足りる手続もあります。給与、賞与、年収、源泉徴収に関する情報の記載を求められている場合は、証明書の文言と補足となる税務・収入関係書類を、アポスティーユ・翻訳の手配前にEmailにて併せて確認します。
在職証明書の翻訳に公証は必要ですか？
提出先機関の書面による指示、提出先国、提出目的、翻訳証明の形式により異なります。米国・英国向けの一部の提出では、アポスティーユ・公証・認証が特に求められていない場合、Route A（行政書士のCertification of Translation Accuracyを添付する形式）で対応できる場合があります。提出先機関がアポスティーユ、公証、認証、または公証済みの雇用主発行書類を求めている場合は、Route Bの要否を確認します。雇用主発行の私文書にアポスティーユが必要な場合は、公証役場・法務局・外務省の工程が必要となる場合があります。
対応5か国以外の国にも対応していますか？
当事務所の対応範囲は、米国・英国・シンガポール・ニュージーランド・フィリピンに限定しており、これら以外の国は取り扱っておりません。対応範囲外の国では、提出先国側の宣誓翻訳人・公認翻訳者制度や、日本の外務省アポスティーユに加えて、または代えて、大使館・領事館での認証ルートが関係する場合があります。