確認事項
- 住民票関係書類は、市区町村が発行する日本の公文書です。
- 住民票の写し・住民票記載事項証明書・除票等のどれが必要かは、提出先の指示から確認します。名称だけでは決めません。
- 本籍・続柄・国籍・在留情報等の必要記載事項は提出先の指示を確認します。当事務所では、原則として個人番号（マイナンバー）が記載された住民票の受領・取扱いは行いません。記載を求められた場合は取得・送付前にご相談ください。法令上・実務上の制限により、受領・対応できない場合があります。
- 外務省アポスティーユとCertified Translationは、提出先が必要とする場合にのみ対応します。当事務所は外国法上の受理可否を判断しません。
住民票とは
What is a Japanese Certificate of Residence?住民票（じゅうみんひょう・juminhyo）は、住民基本台帳法に基づき、市区町村が発行する住民登録事項を証明する公文書です。氏名、住所、生年月日等の基本事項が記録され、請求内容に応じて世帯主との続柄、本籍・筆頭者、国籍・地域、在留資格等の事項が記載される場合があります。国際的な手続では、住所・居住状況等を証明する書類として使用されることがあります。
住民票は、海外で住所・居住状況等を証明する書類として求められる場合があります。具体的な提出先の例は後段の「提出先別の確認ポイント」をご参照ください。
住民票は公文書として位置づけられているため、外務省で直接アポスティーユを取得することができます。一方、英訳した翻訳文は私文書扱いとなるため、提出先機関により翻訳証明・追加認証の形式が異なる場合があります。提出先によっては、翻訳証明書側について公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。
なお、「Residence Certificate」「Certificate of Residence」「Juminhyo」等の名称だけでは、住民票の写し・住民票記載事項証明書・除票等のどの書類が必要かは確定しません。提出先が求める証明内容と記載事項を確認したうえで、対応する書類を特定します。
住民票が使用されることのある主な場面
住民票を取得する前に確認する事項
Items to Check Before Issuance住民票には複数の種類と発行の選択肢があり、必要な内容は提出先の指示によって異なります。取得前に、書類の種類、世帯全員・本人のみの別、通常の記載事項を確認します。個人番号（マイナンバー）が記載された住民票は、下記の別の取扱方針によります。
書類の種類
| 種類 | 内容 | 主な用途 |
|---|---|---|
| 住民票の写し | 住民基本台帳に記録された事項を市区町村が証明する正式な証明書 | 提出先から求められる場合があります |
| 住民票記載事項証明書 | 必要項目のみを抜粋して証明 | これで足りるかは提出先の指示を確認します |
提出先から住民票の写しを求められる場合があります。住民票記載事項証明書で足りるかは提出先の指示を確認します。
世帯全員／本人のみ
| 種類 | 内容 | 確認の例 |
|---|---|---|
| 世帯全員 | 同一世帯の全員の記載 | 家族関係の証明等で、世帯全員の住民票が求められる場合があります |
| 個人（本人のみ） | 申請者本人の記載のみ | 本人のみで足りる場合があります |
世帯全員か本人のみかは、特定の申請類型だけで一律に決まるものではなく、提出先の指示を確認して選択します。
マイナンバーその他の記載事項
当事務所では、原則として個人番号（マイナンバー）が記載された住民票の受領・取扱いは行いません。提出先から個人番号の記載を求められた場合は、取得・送付前に当事務所へご相談ください。提出先の要求だけを理由に、個人番号が記載された住民票を当事務所へ送付しないでください。法令上・実務上の制限の下で取扱いが可能かを先に確認し、受領・対応できない場合があります。代替資料や提出先への直接確認が必要となる場合があります。
また、本籍、世帯主・続柄、国籍・地域、在留資格等の記載要否は、提出先の指示を確認してから取得します。
提出先別の確認ポイント
Receiving-Authority Considerations提出国だけでは、必要な住民票関係書類・記載事項・認証・翻訳の方法は決まりません。現在の対応範囲である米国・英国・シンガポール・ニュージーランド・フィリピンの5か国いずれについても、提出先機関の現行の案内・指示を基準に、以下の点を確認します。
米国
United States · 提出先別に個別確認英国
United Kingdom · 提出先別に個別確認シンガポール
Singapore · 提出先別に個別確認ニュージーランド
New Zealand · 提出先別に個別確認フィリピン
Philippines · 提出先別に個別確認提出先機関の現行の指示、求められている書類と記載事項、提出方法、実際に要求されている認証・翻訳を確認したうえで、日本側の工程を手配します。
住民票の手続きの流れ
Resident Certificate Process必要な住民票関係書類・記載事項・認証・翻訳を確認したうえで、日本側の工程を手配します。標準的な流れは次の5ステップです。
※ 市区町村・外務省・配送会社等の処理期間および提出先機関の審査は、当事務所の管理外です。
住民票の料金体系
Pricing for Certificate of Residence料金は、必要な住民票関係書類の種類、記載事項、認証の要否、翻訳の範囲によって異なります。以下は対象となる日本の公文書に適用される料金区分で、どの区分に該当するかは書類確認の際にご案内します。住民票の発行手数料・郵送費・国際配送等は実費として別途精算します。
世帯全員分、複数ページ、外国人住民の追加記載その他の記載量・複雑性により、Certified Translationは個別見積りとなる場合があります。
期限が近い場合は、住民票の取得状況と必要な認証工程を確認し、当事務所側で優先対応できる範囲をご案内します。市区町村、外務省、公証役場、法務局、配送会社等の処理期間を含む完了時期は保証できません。
全料金表を見る →住民票に関するよくある質問
Frequently Asked Questions住民票の写しと住民票記載事項証明書は何が違いますか？
両者は別の正式な証明書です。住民票の写しは、住民基本台帳に記録されている内容を市区町村が証明する公文書で、「写し」という名称ですが、自分でコピーした紙（photocopy）という意味ではありません。住民票記載事項証明書は、住民票の記載事項のうち必要な項目について証明する別の証明書です。
どちらが必要か、また住民票の除票等の別の記録が必要かは、提出先が求める証明内容から確認します。名称だけでは決めません。
世帯全員・本人のみのどちらを取得し、どの項目を記載すればよいですか？
提出先の指示によって異なります。家族関係の証明が求められる手続では世帯全員の住民票が、本人の住所証明のみで足りる手続では本人のみの住民票が使われることがありますが、特定の申請類型だけで一律に決まるものではありません。
本籍、世帯主・続柄、国籍・地域、在留資格等（該当する場合）などの記載事項も、提出先が必要としているかを確認してから選択します。不要な項目を自動的に記載することはしません。
マイナンバーは記載した方がよいですか？
当事務所では、原則として個人番号（マイナンバー）が記載された住民票の受領・取扱いは行いません。提出先から個人番号の記載を求められた場合は、取得・送付前に当事務所へご相談ください。提出先の要求だけを理由に、個人番号が記載された住民票を当事務所へ送付しないでください。法令上・実務上の制限の下で取扱いが可能かを先に確認し、受領・対応できない場合があります。代替資料や提出先への直接確認が必要となる場合があります。
窓口取得時は申請書の記載選択欄で、コンビニ交付時は画面の選択肢で、記載の有無を選べます。当事務所で取得を含めて対応する場合も、上記の取扱方針および法令上・実務上の制限により、取得・対応できない場合があります。
海外転出後でも住民票を取得できますか？
国外転出等により現在の住民票が除票となっている場合、通常の現在の住民票を取得できないことがあります。その場合、住民票の除票や戸籍の附票等の別記録が住所履歴・住所証明として利用できるかを、提出先の指示から確認します。除票や附票が必ず代替になるとは限らず、古い記録の現存状況は自治体・時期により異なるため、取得可能性は個別に確認します。
帰国後に転入届を提出すれば、再び現在の住民票を取得できます。海外居住中のご依頼では、提出先の指示を確認したうえで、利用可能な記録と対応可否を個別にご案内します。
コンビニ交付や代理取得は利用できますか？
コンビニ交付は、市区町村が発行する住民票の写し等を取得できる制度です。コンビニ交付で取得した証明書を使用できるかは、発行自治体・証明書の種類・原本状態・外務省の現行申請要件を確認します。アポスティーユ案件では、取得前に使用予定の交付方法をお知らせください。
広域交付により、一定の住民票の写しは住所地以外の市区町村窓口から取得できる場合がありますが、原則として本人または同一世帯員が対象で、除票や住民票記載事項証明書は対象外となるなど、対象者・対象書類・記載できる事項に制限があります。
代理取得が可能かどうかは、書類の種類、請求者と対象者の関係、委任状、請求目的、市区町村の取扱い等から確認します。無条件で代理取得できるものではなく、対応可能な場合に必要書類と報酬を個別にご案内します。
住民票の発行から提出までの有効期限はどれくらいですか？
住民票自体に一律の有効期限はありません。ただし、外務省でアポスティーユを申請する公文書は、原則として発行日から3か月以内の原本が必要です。
これとは別に、提出先機関が独自の発行時期・有効期間基準を設けている場合があります。提出先・申請類型・提出予定日を確認したうえで、取得時期を整理します。
アポスティーユやCertified Translationは必ず必要ですか？
いいえ。アポスティーユ等の認証が必要かどうかは、書類・発行主体・提出先機関の現行指示によって決まります。対象となる日本の公文書について、提出先が必要とする場合にのみ外務省アポスティーユを取得し、提出先が求めていない認証を自動的に追加することはありません。
Certified Translationも提出先が必要とする場合にのみ作成します（¥33,000〜。記載量・複雑性により個別見積りとなる場合があります）。翻訳・認証の方法は国だけで固定されるものではなく、当事務所の現在の対応範囲は米国・英国・シンガポール・ニュージーランド・フィリピンの5か国です。国別の一般的な考え方は国別ガイドをご参照ください。
住民票の書面確認・見積りはどのように依頼すればよいですか？
初回のお問い合わせでは、提出国、提出先、書類名、希望期限、既に書類を取得済みか、の5点をお知らせください。
内容確認後、必要に応じて現在の住民登録状況（海外転出の有無）、必要な住民票の種類、世帯範囲、必要記載事項、マイナンバー記載の要求の有無、発行日、代理取得の希望、翻訳形式等を確認します。書面での内容確認・お見積りはEmailを推奨しています。海外からの初回のお問い合わせにはWhatsAppをご利用いただけます。日本国内にお住まいの方はLINEもご利用いただけます。