確認事項
- 戸籍関係書類は、市区町村が発行する日本の公文書です。
- 戸籍謄本、戸籍抄本、改製原戸籍、除籍謄本のどれが必要かは、提出先の指示と証明する内容から確認します。名称だけでは決めません。
- 外務省アポスティーユは提出先が必要とする場合にのみ取得し、Certified Translationも提出先が必要とする場合にのみ作成します。
- 当事務所は日本側の書類手続に対応するものであり、提出先機関が書類を受理するか否かの判断は行いません。
戸籍謄本とは
What is a Japanese Family Register?戸籍謄本は、市区町村が発行する日本の公文書で、出生・婚姻・親子関係などの身分事項を証明する書類です。一定の戸籍証明書については、本籍地以外の市区町村窓口で広域交付を受けられる場合がありますが、対象書類・請求資格・請求方法には条件があります。海外の政府機関・移民局・大学・裁判所等への提出において、出生証明・婚姻証明・親子関係証明などの用途で使用されることがあります。
戸籍謄本は公文書として位置づけられているため、外務省で直接アポスティーユを取得することができます（私文書のように公証役場での認証工程を経る必要はありません）。一方、戸籍を英訳した翻訳文は私文書扱いとなるため、提出先機関により翻訳証明・追加認証の形式が異なる場合があります。提出先によっては、翻訳証明書側について公証役場経由の認証工程が必要となる場合があります。
提出先の案内に「Family Register」「Koseki」「Koseki Tohon」等と記載されていても、その名称だけで提出書類を決めることはできません。必要な記録範囲が現在戸籍（全部事項・個人事項）・改製原戸籍・除籍のどれに相当するかは、提出先が求める記載内容と対象者・期間を確認して個別に判断します。
アポスティーユは、提出先が必要とする場合にのみ取得します。提出先がアポスティーユや追加認証を求めていない場合に、当事務所側で自動的に付加することはありません。また、公文書の原本に翻訳文を綴じ込む等の加工を行うと、外務省の申請上、書類全体の扱いが変わる場合があるため、認証の順序と対象は事前に確認します。翻訳証明書側の公証等の追加認証も、提出先の要件がある場合にのみ行います。
主な戸籍関係書類
提出先別の確認ポイント
Receiving-Authority Considerations提出国だけでは、必要な戸籍関係書類・認証・翻訳の方法は決まりません。現在の対応範囲である米国・英国・シンガポール・ニュージーランド・フィリピンの5か国いずれについても、提出先機関の現行の案内・指示を基準に、以下の点を確認します。
米国
United States · 提出先別に個別確認英国
United Kingdom · 提出先別に個別確認シンガポール
Singapore · 提出先別に個別確認ニュージーランド
New Zealand · 提出先別に個別確認フィリピン
Philippines · 提出先別に個別確認提出先機関の現行の指示、求められている書類、提出方法、実際に要求されている認証・翻訳を確認したうえで、日本側の工程を手配します。
戸籍謄本の手続きの流れ
Family Register Process必要な戸籍関係書類・認証・翻訳を確認したうえで、日本側の工程を手配します。標準的な流れは次の5ステップです。
※ 市区町村・外務省・配送会社等の処理期間および提出先機関の審査は、当事務所の管理外です。
戸籍謄本の料金体系
Pricing for Family Register料金は、必要な戸籍関係書類の種類、認証の要否、翻訳の範囲によって異なります。以下は対象となる日本の公文書に適用される料金区分で、どの区分に該当するかは書類確認の際にご案内します。戸籍の発行手数料・郵送費・国際配送等は実費として別途精算します。
改製原戸籍・除籍・複数ページ・記載量が多い書類等は、分量と複雑性により個別見積りとなる場合があります。
期限が近い場合は、戸籍の取得状況と必要な認証工程を確認し、当事務所側で優先対応できる範囲をご案内します。市区町村、外務省、公証役場、法務局、配送会社等の処理期間を含む完了時期は保証できません。
全料金表を見る →戸籍関係書類に関するよくある質問
Frequently Asked Questionsパスポートと戸籍の名前表記が違います。問題になりますか？
パスポートと戸籍の氏名表記が異なる場合、提出先から追加説明や補足書類を求められることがあります。確認する主な点は次のとおりです。
- ローマ字表記の揺れ：「OH」と「O」、「TSU」と「TU」、「JI」と「ZI」など。例：王（Oh / O）、津田（Tsuda / Tuda）
- ミドルネームの扱い：パスポートに記載されている場合、翻訳上の扱いを確認します
- 旧姓と現姓：婚姻後の改姓は戸籍記載との対応を確認します。パスポートと差異がある場合は、提出先から宣誓書（Affidavit）等を求められる場合があります
翻訳上の表記は当事務所が独自に決めるのではなく、パスポートの表記と提出先の指示を基準に確認します。本人確認書類が必要となる場合は、受任内容を確認したうえで必要な情報・書類をご案内します。
戸籍謄本と戸籍抄本、どちらを取得すればよいですか？
提出先が求める記載内容・対象者・期間を確認して決定します。名称だけでは決めません。
戸籍全部事項証明書（戸籍謄本）は戸籍に記載されている全員の情報を含み、戸籍個人事項証明書（戸籍抄本）は特定の個人に関する情報のみを抜粋したものです。家族関係全体の証明が求められる手続では謄本が、個人の身分事項のみで足りる手続では抄本が使われることがありますが、どちらで足りるかは提出先の案内によります。
また、相続や過去の身分関係の証明では、現在の戸籍に記載が残らない事項について改製原戸籍や除籍謄本が追加で求められる場合があります。提出先機関の要件を事前にご確認ください。
ホチキスを外してもいいですか？
外さないでください。外務省は、ホチキスを外した跡や書き込み等のある加工された公文書は、アポスティーユ・公印確認の申請で受け付けることができないと案内しています。複数枚の戸籍証明書がホチキス留めされている場合は、そのままの状態でお送りください。
既にホチキスを外している場合は、その書類をそのまま使用できると判断せず、再取得の要否を確認します。ご依頼時は、戸籍謄本をホチキス留めのまま、折り曲げずにお送りください。
アポスティーユ前に翻訳を綴じ込んでも大丈夫ですか？
戸籍原本にアポスティーユを取得し、その後にCertified Translationを組み合わせる方法を当事務所では基本としています。通常の順序は以下のとおりです。
- ① 戸籍謄本の原本に外務省でアポスティーユを取得
- ② アポスティーユ取得後の原本にCertified Translation を添付
公文書の原本に翻訳文を先に綴じ込む等の加工を行うと、外務省の申請上、書類全体が私文書扱いとなるなど扱いが変わる場合があります。提出先によっては、原本と翻訳文の綴じ込み順序や認証対象を厳格に確認される場合もあるため、認証の順序と対象は事前に確認します。
提出先から翻訳・綴じ方・追加認証について具体的な指定がある場合は、その指示を優先して確認します。
戸籍謄本の発行から提出までの有効期限はどれくらいですか？
アポスティーユ自体に一律の有効期限が定められているわけではありません。ただし、日本の外務省でアポスティーユを申請する公文書は、原則として発行日より3か月以内の原本が必要です。
これとは別に、提出先機関が独自の発行日基準や提出期限を設けている場合があります。提出先・申請類型・提出予定日を確認したうえで、戸籍謄本の取得時期を整理します。
海外在住ですが、戸籍謄本を取得してアポスティーユを付けられますか？
海外在住の方からのご依頼にも対応しています。ただし、戸籍の代理取得が可能かどうかは、請求する戸籍の種類、請求資格、依頼者と戸籍記載者との関係、委任状の有無、利用目的、市区町村の取扱い等によって異なります。
代理取得が法令上・実務上可能な場合は、必要書類と取得範囲を確認したうえで、取得対応の可否と報酬を個別にご案内します。取得後は、対象となる公文書について必要な場合に外務省アポスティーユを取得し、Certified Translationは提出先が必要とする場合にのみ作成し、DHL・EMS等の追跡可能な方法でお届けします。
提出先によって翻訳・認証要件はどう違いますか？
翻訳・追加認証の要件は、国だけで決まるものではなく、提出先機関と申請内容によって異なります。当事務所の現在の対応範囲は米国・英国・シンガポール・ニュージーランド・フィリピンの5か国ですが、いずれの国でも、翻訳の要否・翻訳者要件・翻訳証明書側の公証等の追加認証は、提出先機関の現行の指示から確認します。
国別の一般的な考え方は国別ガイドをご参照ください。個別案件では、提出先の案内・指示を優先して確認します。
戸籍謄本の書面確認・見積りはどのように依頼すればよいですか？
初回のお問い合わせでは、提出国、提出先、書類名、希望期限、既に書類を取得済みか、の5点をお知らせください。
内容確認後、必要に応じて本籍地、必要な戸籍の種類、対象者との関係、委任状、発行日、翻訳形式等を確認します。書面での内容確認・お見積りはEmailを推奨しています。海外からの初回のお問い合わせにはWhatsAppをご利用いただけます。日本国内にお住まいの方はLINEもご利用いただけます。