プライバシーポリシー・特定商取引法に基づく表記

個人情報の取扱い基本方針

アポスティーユジャパン（以下「当事務所」）は、行政書士業務を通じてお客様からお預かりする個人情報を、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）および行政書士法に基づき、適正に取得・利用・管理することを基本方針としています。

特に、行政書士は行政書士法第12条により業務上知り得た秘密を守る法的義務を負う国家資格者であり、当事務所はこの守秘義務を厳格に履行し、正当な理由または法令上の根拠がある場合を除き、お客様の個人情報・書類内容を第三者に開示いたしません。

適用される法令

• 個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）
• 行政書士法（昭和26年法律第4号）
• 特定商取引に関する法律（昭和51年法律第57号）
• 所得税法・法人税法（保管期間の根拠法令として）

個人情報保護管理責任者

当事務所における個人情報の管理責任者は、行政書士 森 大輔とします。個人情報の取扱いに関するご質問・ご請求は、本ページ末尾のお問い合わせ窓口にてお受けいたします。

取得する個人情報

当事務所は、お客様からのお問い合わせおよび業務遂行に際して、以下の個人情報を取得いたします。いずれも業務遂行に必要な最小限の範囲で取得いたします。

お問い合わせ時に取得する情報

• お名前（漢字・ローマ字）
• メールアドレス
• お電話番号（任意）
• 提出先国・書類種別等のお問い合わせ内容
• LINE・WhatsApp等のメッセージングID（当該チャネルでお問い合わせいただいた場合）

業務遂行時に取得する情報

• ご住所・本籍地（書類取得・配送の必要から）
• 生年月日・国籍（書類認証の必要から）
• ご依頼書類に含まれる個人情報（戸籍情報・学歴・職歴・無犯罪情報等）
• お支払いに関する情報（クレジットカード情報はStripe社が管理し、当事務所では保有しません）
• 本人確認書類（パスポート・運転免許証等の写し）

Webサイトの利用に伴い取得する情報

• IPアドレス・ブラウザ情報・OS情報
• アクセス日時・閲覧ページ・参照元URL
• Cookieに含まれる情報（詳細は第10項をご参照）

利用目的

当事務所は、取得した個人情報を以下の目的のためにのみ利用いたします。これら以外の目的で利用する場合は、事前にご本人の同意を得るものとします。

第一目的：お問い合わせ対応・お見積もり作成

• お問い合わせへのご返答
• お見積もり総額・納品スケジュールのご案内
• 追加質問への対応

第二目的：業務遂行

• アポスティーユ申請（外務省）
• 公証役場・法務局での手続き代行
• Certified Translation の作成
• 書類の国内・国際郵送
• お支払いに関するご連絡

第三目的：法令遵守

• 行政書士法に基づく業務記録の保管
• 所得税法・法人税法に基づく帳簿書類の保管
• 請求書・領収書等の会計関連書類の保管

マーケティング目的での利用は行いません。当事務所は、お客様の個人情報をニュースレター送信・営業案内・第三者への譲渡等のマーケティング目的で利用することはございません。

第三者提供

当事務所は、お客様の個人情報を原則として第三者に提供することはございません。ただし、以下のいずれかに該当する場合は例外的に提供いたします。

業務遂行上必要な範囲での提供

アポスティーユ取得・公証・書類取得・翻訳・配送等の業務遂行上、必要な範囲で以下の手続先、提出先、配送業者、決済事業者等に個人情報を提供する場合があります。

• 外務省（アポスティーユ申請）
• 公証役場（私文書認証）
• 法務局（公証人認証の認証）
• 都道府県警察本部（警察証明書取得時）
• 市区町村役場（戸籍・住民票取得代行時）
• 配送業者（DHL・EMS・日本郵便・ゆうパック等）
• 決済代行業者（Stripe社・Wise社・銀行）

海外への移転（DHL・EMS等の国際配送に伴う取扱い）

海外配送、海外送金、海外提出先への書類送付等、業務遂行上必要な範囲で、外国にある事業者または海外拠点において個人データが取り扱われる場合があります。その場合、当事務所は個人情報保護法その他関係法令に従い、必要な情報提供、同意取得その他適切な措置を講じます。

法令に基づく提供

以下の場合、法令に基づき第三者へ情報を提供することがあります。

• 裁判所・警察等の公的機関からの法令に基づく開示請求があった場合
• お客様または第三者の生命・身体・財産を保護するために必要な場合
• 税務調査・行政書士会の指導監査等、法令に基づく場合

安全管理措置

当事務所は、お客様の個人情報を漏えい・滅失・毀損から保護するため、以下の安全管理措置を講じております。

物理的安全管理

• 個人情報を含む書類は、施錠可能な保管庫に格納
• 事務所への入退室管理
• 廃棄時はシュレッダー処理または機密文書廃棄業者による溶解処理

技術的安全管理

• Webサイトの全ページでSSL/TLS通信暗号化（HTTPS）
• 業務用PCへのアクセスパスワード設定およびOS自動更新
• クラウドストレージは多要素認証を設定
• ウイルス対策ソフトの導入と定期更新

人的安全管理

• 行政書士法第12条に基づく守秘義務の厳格な履行
• 個人情報保護管理責任者（行政書士 森 大輔）による管理
• 配送業者・決済事業者等の外部事業者を利用する場合における適切な管理

組織的安全管理

• 個人情報保護に関する内部規程の整備
• 情報漏えい時の連絡体制および報告先（個人情報保護委員会・お客様）の明確化
• 本プライバシーポリシーの定期的な見直し

行政書士法に基づく守秘義務および書類管理

当事務所の行政書士は、行政書士法第12条に基づき、業務上取り扱った事項について知り得た秘密を、正当な理由なく第三者に漏らしません。

当事務所は、戸籍謄本、住民票、受理証明書、卒業証明書、在職証明書その他の公文書・証明書類、および翻訳対象文書・翻訳データを、業務遂行上必要な範囲で取得、利用、保管します。

お預かりした原本書類は、業務完了後、原則として返却します。業務遂行上作成または取得した写し、スキャンデータ、作業用ファイル等については、法令上または業務管理上必要な範囲で一定期間保管する場合を除き、業務完了後、適切な方法により削除または廃棄します。紙媒体の不要書類については、シュレッダー処理その他復元困難な方法により廃棄します。

生成AI・外部AIツールの利用

当事務所では、業務効率化・一般的な文案作成・公開コンテンツ作成等の目的で、生成AIツールを補助的に利用する場合があります。一方で、お客様の機密書類につきましては、以下の方針を厳格に運用しております。

外部生成AIサービスへの非入力方針

お客様からお預かりした以下の書類の画像または本文を、外部生成AIサービス（ChatGPT、Claude、Gemini等のクラウド型サービス）に入力することはございません。

• 戸籍謄本・戸籍抄本・除籍謄本・改製原戸籍
• 住民票（個人番号記載の有無を問わず）
• パスポート・運転免許証・在留カード等の本人確認書類
• 警察証明書（犯罪経歴証明書）
• 登記事項証明書（商業登記・不動産登記）
• 納税証明書・所得証明書・課税証明書
• 印鑑登録証明書
• その他、お客様から個別にご提供いただく機密書類

最終成果物の責任主体

Certified Translation（翻訳証明付き英訳）および各種提出用書類は、行政書士の職業的責任において最終確認・作成いたします。AIツールの補助的利用がある場合も、内容の正確性・適切性は行政書士が確認し、Certification of Translation Accuracyの署名により責任を明確化いたします。

海外提出書類における配慮

米国USCIS、英国UKVI、シンガポールICA、Immigration New Zealand、フィリピンPSA等への提出書類につきましても、上記方針を一貫して適用いたします。海外法律事務所・移民コンサル・企業法務のお客様からのお問い合わせにも、機密保持を確保した運用にてご対応いたします。

保管期間と廃棄

当事務所では、お客様の個人情報を以下の期間保管した後、適切に廃棄いたします。

廃棄方法

保管期間経過後は、紙媒体はシュレッダー処理または機密文書廃棄業者による溶解処理、電子データは復元不可能な方法での消去を行います。法人案件等で廃棄証明書の発行をご希望の場合は、別途個別に対応します。

開示・訂正・削除請求への対応

お客様は、当事務所が保有する自己の個人情報について、個人情報保護法第33条〜第35条に基づき、以下の請求を行うことができます。

• 開示請求（第33条）：保有個人データの開示を求める権利
• 訂正・追加・削除請求（第34条）：内容が事実でないときに訂正等を求める権利
• 利用停止・消去請求（第35条）：法令違反等の場合に利用停止・消去を求める権利

請求方法

• 請求はメール（info@apostille-japan.com）にて受け付けます
• 本人確認のため、本人確認書類（パスポート・運転免許証の写し等）の提出をお願いする場合があります
• 代理人による請求の場合は、委任状および代理人の本人確認書類が必要です

対応期間と手数料

• 請求受付後、原則として2週間以内にご回答いたします
• 開示請求に関する手数料はいただきません
• ただし、頻繁な請求等で事務的負担が著しい場合、合理的な範囲で実費をご負担いただくことがあります

Cookie・アクセス解析

当ウェブサイトでは、サービス向上のためにCookieおよびアクセス解析ツールを利用しております。これらにより取得される情報は、サイト利用状況の把握および改善のために集計・分析し、当事務所が個人を直接特定する目的では利用しません。

利用するアクセス解析ツール

Google Analyticsの詳細については、Googleプライバシーポリシーをご参照ください。

Cookieの種類

• 必須Cookie：サイトの基本機能に必要なCookie（利用する場合があります）
• 分析Cookie：Google Analyticsが利用する、当事務所が個人を直接特定する目的では利用しないCookie等

オプトアウト方法

アクセス解析を望まれない方は、以下の方法でオプトアウトが可能です。

• ブラウザのCookie設定をオフにする
• Google Analyticsオプトアウトアドオンをブラウザにインストールする
• ブラウザのプライベートモード・シークレットモードを使用する

特定商取引法に基づく表記

特定商取引に関する法律第11条に基づき、当事務所の役務提供に関する事項を以下のとおり表示いたします。

お問い合わせ・改定履歴

個人情報に関するお問い合わせ窓口

本プライバシーポリシーおよび個人情報の取扱いに関するご質問・ご請求は、以下までお寄せください。

• 個人情報保護管理責任者：行政書士 森 大輔
• お問い合わせ窓口：info@apostille-japan.com
• 所在地：〒107-0052 東京都港区赤坂4丁目8番19号 赤坂フロントタウン3階

本ポリシーの改定について

当事務所は、関係法令の改正・サービス内容の変更等に応じ、本プライバシーポリシーを改定することがあります。改定があった場合は、本ページに改定日と内容を明示いたします。重要な変更がある場合は、当事務所Webサイトのトップページ等で事前にお知らせいたします。

本プライバシーポリシーは日本語を正文とします。英語版はお客様の便宜のため翻訳されたものであり、解釈に齟齬が生じた場合は日本語版を優先するものとします。