登記事項証明書・定款のアポスティーユ・Certified Translation

対応する主な法人書類

法人書類は、発行元・作成者によって公文書と会社作成書類に分かれます。まず書類の種類と提出先が求める証明内容を確認します。

登記事項証明書は、法務局が発行する法人登記の証明書で、履歴事項全部証明書（過去の変更履歴を含む）と現在事項全部証明書（現在効力のある事項のみ）等の種類があります。一般に「登記簿謄本」と呼ばれることがありますが、現在の証明書としては登記事項証明書が発行されています。商号・本店所在地・代表者・役員等の登記事項を示す書類として求められる場合があります。

定款は会社が保有する会社の基本規則を定めた書類です。海外側ではArticles of Incorporation、Articles of Association、Constitution等の名称が使われる場合がありますが、これらは各国制度上まったく同一の書類とは限りません。提出先がどの日本側書類を求めているかを確認します。株主名簿・役員名簿・取締役会議事録・株主総会議事録・委任状・会社作成の証明書等も会社作成書類として扱います。

Corporate Registry、Commercial Register Extract、Certificate of Incumbency、Certificate of Good Standing、Articles of Incorporation等の名称は、各国の制度によって意味・証明内容が一致しません。英語名称だけで日本側書類を決めず、法人の存在、現在の代表者、登記事項、株主・役員、署名権限、定款、税務上の状態等の何を証明するよう求められているかを確認します。

日本には、外国制度上のCertificate of Good Standingと同一名称・同一機能の全国一律の法人証明書があるわけではありません。提出先が法人の現存、現在の登記、解散していないこと、税務上の状態等のどの事項を確認したいのかによって、登記事項証明書、会社作成書類、税関係書類等を分けて確認します。

会社作成書類については、作成者、署名者、原本・写しの別、署名方法、提出先が要求する認証形式を確認したうえで、対応可否と必要工程をご案内します。また、日本には、海外でCertificate of Incumbencyと呼ばれる書類と一律に対応する単一の公的証明書はありません。提出先が求める記載事項を確認し、登記事項証明書で確認できる事項か、会社作成の証明書等が必要かを確認します。

公文書と会社作成書類

法人書類の海外提出では、書類の発行元・作成者によって必要な認証方法が異なります。同じ「会社の書類」でも、法務局が発行する登記事項証明書と、会社が作成する定款・議事録では工程・費用が変わるため、最初にこの区分を確認します。

私文書の認証工程は、公証人認証、法務局長による公証人押印証明、外務省証明等を含む場合がありますが、ワンストップサービスの利用可否や提出先の指定により実際の工程は異なります。毎案件すべての工程を経るという意味ではありません。実際の工程は、文書の作成方法、原本・写しの別、署名者、署名認証の要否、提出先指定、Certified True Copyの要否により異なるため、提出先から示された書面（メール・チェックリスト・申請要領等）を確認したうえで、書類ごとに必要な工程を整理します。

公証人認証やアポスティーユは、会社作成書類に記載された株主構成、役員権限、取引内容、会社内部の事実等が真実であることを外国提出先に保証する制度ではありません。会社作成書類の内容は会社・作成者が確認・証明します。

オンライン請求と電子データ。会社・法人の登記事項証明書や法人印鑑証明書はオンラインで交付請求できますが、法務局の現行案内では、交付方法は郵送または窓口受取であり、電磁的な登記事項証明書そのものがオンライン交付される制度ではありません。また、登記情報提供サービスで取得できる登記情報はPDF保存・印刷できますが、証明文・公印等が付加されず、登記事項証明書ではありません。登記事項証明書を求められている場合に当然に代用できるものではなく、PDFを印刷したものが当然に外務省申請用の原本になるわけでもありません。

法人書類が求められることのある主な場面

日本法人の登記事項証明書・定款等は、次のような場面で提出を求められる場合があります。いずれの場合も、各機関がアポスティーユを求めるとは限らず、必要な認証形式・書類構成は提出先の書面指示により異なります。

提出先の書面要件を確認します

法人案件では、提出先が求める書類名・証明内容・認証形式を先に確認します。銀行、法人登録機関、CSP、法律事務所等で要件が異なります。

• アポスティーユが常に必要とは限りません。
• Certified Translation（翻訳証明付き英訳）のみで足りる場合があります。
• 公証人認証やCertified True Copy（謄本認証）が求められる場合があります。
• 書類の発行時期を指定される場合があります。
• 原本の提出、または電子データ（PDF等）での提出が指定される場合があります。
• 銀行、外国の法人登録機関、CSP、現地法律事務所等の要件は、機関ごと・手続ごとに個別に異なります。
• 外国の法人登録機関・銀行・CSP等が、翻訳者・Certified Copyの認証者・公証人等について独自の資格要件を定めている場合があります。当事務所のCertification of Translation Accuracyのみでその外国側要件を満たすとは扱わず、提出先の最新案内を確認します。
• 提出先からのメール、チェックリスト、申請要領等の書面を確認したうえで、必要な工程を確定します。

提出先からメール、チェックリスト、申請案内等を受け取っている場合は、その内容をお知らせください。内容確認のため資料が必要な場合は、送付方法をご案内します。書面が未入手の場合は、提出先への確認事項の整理からお手伝いします。

提出先別の確認ポイント

提出国だけでは、必要な法人書類・認証・翻訳の方法は決まりません。現在の対応範囲である米国・英国・シンガポール・ニュージーランド・フィリピンの5か国いずれについても、提出先機関の現行の案内・指示を基準に、以下の点を確認します。

いずれの国についても、最終的な工程は、書類の性質、提出先機関の公開案内または依頼者から提示された書面上の指示、外務省・公証役場等の最新運用に基づき個別に確認します。国名のみを根拠に工程を確定することはありません。

法人書類の海外提出手続の流れ

法人書類の海外提出は、提出先の要件確認から始めます。以下は典型的な進め方であり、案件により順序や各工程の要否は変わります。

※ 当事務所が対応するのは日本側工程です。外国の当局・銀行への申請手続そのものは行いません。所要日数は、法務局・公証役場・外務省・配送機関の処理状況により異なり、固定的な納期をお約束するものではありません。

法人登記書類・定款の料金体系

法務局発行の公文書と、定款・議事録等の会社作成書類では必要工程と料金が異なります。以下は主な料金区分で、正式な料金は書類確認のうえ個別にお見積りします。発行手数料・公証役場手数料・郵送料・国際配送等の実費は当事務所報酬とは区分して精算します。

法務局発行の公文書

会社作成の私文書

定款・議事録等の非定型文書の翻訳：分量に応じて¥6,600（税込）〜／400字で算定します。最低料金・分量基準があり、記載内容の複雑性により個別見積りとなる場合があります。

登記事項証明書・法人印鑑証明書の取得対応： +¥5,500（税込）／通＋実費。書類種類、取得方法、法人印鑑証明書に必要な印鑑カードその他の条件を確認し、当事務所で対応可能な場合に限ります。

期限が近い場合は、書類の取得状況と必要な認証・翻訳工程を確認し、当事務所側で優先対応できる範囲をご案内します。法務局、公証役場、外務省、配送会社等の処理期間を含む完了時期は保証できません。

当事務所の対応範囲

当事務所は日本側書類の取得、認証、翻訳および発送を支援します。外国での法人登録、銀行口座開設、KYC審査その他の現地手続そのものは取り扱いません。

会社作成証明書、議事録、委任状等の内容上の事実・社内権限を証明する主体は会社です。当事務所が日本法人の内部事実を当事務所名義で証明するものではありません。当事務所は、必要事項の整理、法令上可能な範囲での日本側の書式支援、翻訳・認証工程に対応します。

法人書類に関するよくある質問

関連書類

法人書類とあわせて確認されることのある書類・サービスのページをご案内します。どの書類が必要かは、提出先機関の案内を確認したうえで判断します。