Câu Hỏi Thường Gặp

Apostille là chứng nhận được thiết lập theo Công ước Hague năm 1961 (Công ước Xóa bỏ Yêu cầu Hợp pháp hóa Tài liệu Công Nước ngoài). Tại Nhật Bản, apostille được cấp bởi Bộ Ngoại giao (MOFA). Sau khi được apostille, tài liệu được chấp nhận ở hơn 120 quốc gia thành viên mà không cần xác thực lãnh sự.

Apostille là con dấu do MOFA đóng để xác nhận tính xác thực của cơ quan cấp và con dấu chính thức. Nó không đảm bảo tính chính xác của nội dung tài liệu.

Thủ tục cần thiết khác nhau tùy theo quốc gia đích.

Bản thân apostille không có ngày hết hạn theo luật định. Tuy nhiên, hãy lưu ý những điều sau.

• Giới hạn nộp đơnMOFA thường yêu cầu tài liệu công được cấp trong vòng 3 tháng qua (ngoại lệ cho các tài liệu được cấp một lần, như bằng tốt nghiệp gốc).
• Giới hạn của tổ chức nhậnTổ chức hoặc đại sứ quán nhận có thể áp đặt thời hạn hiệu lực riêng (ví dụ: "trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp"). Luôn xác minh trực tiếp.

Phí apostille và xác nhận con dấu chính thức của MOFA miễn phí (cả trực tiếp và qua bưu điện).

Tuy nhiên, các chi phí sau đây có thể phát sinh: phí công chứng (từ ¥5.000/tài liệu, miễn thuế), phí Cục Tư pháp (¥1.700/tài liệu, miễn thuế), phí lãnh sự đại sứ quán (tùy theo quốc gia) và phí bưu chính.

Cần thiết khi nộp tài liệu đến các quốc gia không phải thành viên Công ước Hague như Trung Quốc, UAE, Ả Rập Xê Út, Qatar và Việt Nam. Đây là quy trình hai bước: xác nhận con dấu chính thức tại MOFA, sau đó xác thực lãnh sự tại đại sứ quán liên quan ở Nhật Bản.

Trung Quốc không phải là thành viên Hague, do đó không thể sử dụng apostille. Thủ tục cho Trung Quốc như sau.

• BƯỚC 1(Tài liệu cá nhân) Chứng nhận công chứng
• BƯỚC 2(Tài liệu cá nhân) Chứng nhận con dấu công chứng của Cục Tư pháp
• BƯỚC 3Xác nhận con dấu chính thức MOFA
• BƯỚC 4Xác thực lãnh sự tại Đại sứ quán Trung Quốc (hoặc Tổng Lãnh sự quán)

Phí dịch vụ của chúng tôi bắt đầu từ ¥35.000 (chưa bao gồm thuế). Ngoài ra, phí lãnh sự đại sứ quán (¥3.000–¥30.000+), cộng với phí công chứng, Cục Tư pháp và bưu chính. Chúng tôi cung cấp tổng chi phí trọn gói trong báo giá.

• STEP 1Tư vấn & báo giá miễn phí: Liên hệ qua Email hoặc WhatsApp với loại tài liệu, quốc gia đích và thời gian cần thiết. Chúng tôi cung cấp báo giá trọn gói.
• STEP 2Xác nhận & gửi tài liệu: Sau khi chấp nhận báo giá, gửi tài liệu qua bưu điện hoặc mang đến văn phòng Akasaka của chúng tôi.
• STEP 3Xác thực: Chúng tôi nộp tại công chứng, Cục Tư pháp, MOFA và/hoặc đại sứ quán theo yêu cầu. Cập nhật tiến độ qua email.
• STEP 4Hoàn thành & trả lại: Tài liệu được trả lại qua Letterpack Plus (trong nước) hoặc DHL / FedEx (quốc tế).
• STEP 5Thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng (sắp có).

Dịch vụ một cửa cho phép người nộp đơn xử lý chứng nhận công chứng, chứng nhận con dấu công chứng Cục Tư pháp và apostille MOFA tại một văn phòng công chứng duy nhất ở các tỉnh được chỉ định, loại bỏ việc đến nhiều cơ quan.

Văn phòng Akasaka của chúng tôi tích cực sử dụng dịch vụ một cửa để đẩy nhanh thủ tục cho khách hàng.

Đối với tài liệu công chỉ, có thể nộp đơn qua bưu điện đến MOFA. Tuy nhiên, tài liệu cá nhân hoặc xác thực đại sứ quán yêu cầu nhiều lần đến trực tiếp trong giờ làm việc ngày thường.

Our service fee starts from ¥25,000 (excl. tax, per document). MOFA fees are free, so you pay only our service fee plus disbursements (postage, etc.).

Express handling adds the following surcharge on top of the standard fee.

• Within 5 business daysStandard fee +50%
• Within 3 business daysStandard fee +100%
• Next-dayStandard fee +200%

Quotations are free. Contact us via Email or WhatsApp with document type, number, destination country and required turnaround. We provide a full breakdown of all fees and disbursements.

Embassy authentication involves multiple steps, so standard turnaround is 10–14 business days from receipt (including postage). Chinese and UAE embassies may take longer during busy periods. Contact us for the Express Plan if you have a tight deadline.

Yes. Family register extracts (koseki tohon / shohon) and residence certificates (jūminhyo) issued by municipal offices are public documents and can be submitted directly to MOFA without a notary. We also offer certified translation if required.

Degree certificates and transcripts from private universities or incorporated national/public universities cannot be submitted directly to MOFA for apostille (not classified as public documents). The following steps are required.

• BƯỚC 1Chứng nhận công chứng
• BƯỚC 2Chứng nhận con dấu công chứng Cục Tư pháp (¥1.700/tài liệu)
• BƯỚC 3Nộp đơn apostille MOFA

Yes. For private documents: notary public certification → Legal Affairs Bureau certification → MOFA application.

Translation is not required for the apostille application itself. However, the receiving institution may require a translation.

The translation itself is a private document and may require separate notarisation. We offer certified translation (Japanese→English/French) from ¥15,000/doc, with a discount when bundled with authentication.

Registry extracts (zenkō jikō shōmeisho) issued by the Legal Affairs Bureau are public documents. However, for apostille you must separately obtain a LAB Director's official seal certification of the registry official's seal before submitting to MOFA. The registry official's seal alone is not sufficient.

A document with a translation attached is treated as a composite bound document, and MOFA cannot issue an apostille for it. The correct order is to obtain the apostille on the original document before attaching any translation.

Never remove the staples. Documents such as family register and registry extracts that are stapled together function as a single certificate through their physical integrity.

Technically an apostille can be affixed to an original diploma, but MOFA cautions against this. Once attached it cannot be removed, which may cause difficulties for future use.

We strongly recommend confirming with the receiving institution whether a separate degree certificate can be used instead before submitting the original.

Significant additional charges beyond the pre-order quote are not appropriate. Legitimate cost adjustments may occur based on document content, but prior explanation is always required.

When completing marriage procedures abroad, documents such as family register extracts and certificates of eligibility to marry typically require an apostille (Hague members) or official seal verification + consular authentication (non-members).

• Hague member countriesObtain apostille on family register extract and certificate of eligibility to marry, then submit
• Non-Hague countriesObtain official seal verification + embassy consular authentication on same documents, then submit

Yes, many universities abroad require apostilles on degree certificates, transcripts, family register extracts and other documents.

Lý lịch tư pháp là tài liệu công do Cơ quan Cảnh sát Quốc gia cấp. Người nộp đơn phải đến trực tiếp để nộp, nhưng việc nhận và nộp đơn MOFA sau đó có thể được xử lý bởi đại lý. Chúng tôi xử lý mọi thứ từ khi nhận đến khi nộp hồ sơ MOFA (người nộp đơn vẫn phải đến cảnh sát trực tiếp).

MOFA không nhận đơn qua bưu điện từ nước ngoài. Khách hàng sống ngoài Nhật Bản phải nộp đơn qua đại lý trong nước (như văn phòng chúng tôi).

• Chuẩn bị tài liệuNhờ người thân ở Nhật Bản lấy và gửi tài liệu cho chúng tôi, hoặc chúng tôi có thể sắp xếp lấy hộ (phí bổ sung)
• Xác thựcĐược xử lý hoàn toàn bởi văn phòng chúng tôi
• Trả lạiĐược trả lại địa chỉ nước ngoài của bạn qua DHL, FedEx hoặc tương đương

Có, chúng tôi xử lý xác thực tài liệu doanh nghiệp bao gồm trích lục đăng ký, điều lệ công ty, giấy ủy quyền và báo cáo tài chính. Tài khoản doanh nghiệp cho đơn hàng liên tục (hàng tháng/định kỳ) có sẵn.

Có, chúng tôi nhận đơn hàng qua bưu điện từ bất kỳ nơi nào ở Nhật Bản. Gửi tài liệu đến văn phòng Akasaka, Tokyo của chúng tôi. Chúng tôi trả lại qua Letterpack Plus (trong nước) hoặc DHL / FedEx (quốc tế).

Có, tư vấn có sẵn bằng 8 ngôn ngữ: Nhật, Anh, Pháp, Tây Ban Nha, Indonesia, Ả Rập, Việt và Bồ Đào Nha.

Hiện tại chúng tôi chấp nhận chuyển khoản ngân hàng. Hóa đơn được gửi qua email sau khi xác nhận đơn hàng (phí chuyển khoản do khách hàng chịu). Thanh toán bằng thẻ tín dụng (Visa, Mastercard, Amex) sẽ được giới thiệu từ khi khai trương vào tháng 7 năm 2026.

Nhân viên hành chính (gyoseishoshi) là các chuyên gia có trình độ quốc gia được ủy quyền theo Điều 1-2 của Đạo luật Nhân viên Hành chính để chuẩn bị tài liệu và xử lý thủ tục nộp hồ sơ thay mặt khách hàng. Nộp hồ sơ tại MOFA, văn phòng công chứng, Cục Tư pháp và đại sứ quán nằm trong phạm vi hành nghề hợp pháp của họ.

Giấy ủy quyền từ khách hàng cho văn phòng chúng tôi thường không cần thiết. Thủ tục MOFA, công chứng và Cục Tư pháp cho phép đại diện bởi đại lý. Tuy nhiên, một số đại sứ quán có thể yêu cầu giấy ủy quyền hoặc bản sao hộ chiếu — chúng tôi sẽ tư vấn khi tư vấn.

Chúng tôi hoạt động theo hình thức thanh toán trước. Sau khi xác nhận đơn hàng, cần thanh toán phí dịch vụ trước khi tài liệu được gửi đi. Các chi phí phát sinh có thể thanh toán sau khi hoàn thành hoặc bao gồm trong khoản thanh toán một lần trước — tùy bạn lựa chọn.

Theo Luật Kiểm soát Nhập cư được sửa đổi (ban hành tháng 6 năm 2024, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2027), thường trú nhân cố tình không đóng các khoản phí công — thuế thu nhập, thuế cư trú, phí bảo hiểm hưu trí và bảo hiểm y tế — có thể bị thu hồi tư cách cư trú.

• Có thể bị thu hồiCố tình không đóng dù có khả năng tài chính — nhắm vào những người vi phạm nghiêm trọng và lâu dài
• KHÔNG bị thu hồiQuên thanh toán vô tình, không đóng tạm thời do bệnh tật, thất nghiệp hoặc hoàn cảnh bất khả kháng
• Hệ thống báo cáoĐiều khoản mới cho phép (nhưng không bắt buộc) nhân viên chính phủ quốc gia và địa phương báo cáo các trường hợp nghi ngờ cho cơ quan nhập cư

Nếu bạn có thường trú, hãy xác minh rằng tất cả các khoản thuế và đóng góp bảo hiểm xã hội đã được cập nhật. Nếu bạn có nợ đọng, hãy tham khảo ngay văn phòng thuế hoặc văn phòng địa phương để sắp xếp thanh toán theo đợt. Văn phòng chúng tôi cũng có thể tư vấn cho khách hàng thường trú về việc duy trì tư cách cư trú ổn định liên quan đến dịch vụ xác thực.

Đơn xin visa du lịch kết hợp làm việc có thể yêu cầu apostille hoặc xác thực đại sứ quán đối với tài liệu được cấp ở quê hương bạn, như lý lịch tư pháp, sao kê tài khoản ngân hàng và giấy chứng nhận y tế.

Nhật Bản hiện có thỏa thuận du lịch kết hợp làm việc với hơn 30 quốc gia, và danh sách đang mở rộng (Malta là một trong những bổ sung mới nhất). Khi các quốc gia mới được thêm vào, yêu cầu xác thực đại sứ quán thay đổi, điều quan trọng là xác minh các yêu cầu hiện tại.

• Các nước thành viên Hague (ví dụ: Pháp, Đức, Hàn Quốc, Úc)Apostille cho lý lịch tư pháp và các tài liệu khác
• Các nước không thuộc HagueXác nhận con dấu chính thức + xác thực lãnh sự tại đại sứ quán liên quan ở Nhật Bản

Vào tháng 4 năm 2026, chính phủ Nhật Bản thông báo ý định sửa đổi hướng dẫn xét duyệt cho tư cách lưu trú Kỹ sư / Chuyên gia Nhân văn / Dịch vụ Quốc tế (Gijinkoku), yêu cầu người nộp đơn mới sẽ thực hiện nhiệm vụ bằng tiếng Nhật phải nộp bằng chứng trình độ tiếng Nhật ở mức CEFR B2 trở lên (tương đương JLPT N2). Việc sửa đổi được báo cáo dự kiến vào giữa tháng 4 năm 2026. Người nộp đơn xin thay đổi tư cách đang ở Nhật Bản — như sinh viên quốc tế tốt nghiệp — được kỳ vọng sẽ được miễn.

• Áp dụng (dự kiến)Người nước ngoài mới đến xin Gijinkoku để thực hiện nhiệm vụ bằng tiếng Nhật
• Được miễn (dự kiến)Người nộp đơn xin thay đổi tư cách, như sinh viên quốc tế tốt nghiệp ở Nhật Bản
• Mức yêu cầu (dự kiến)CEFR B2 trở lên (JLPT N2 hoặc cao hơn)

Đối với đơn xin tư cách lưu trú Gijinkoku, bạn có thể cần nộp bằng tốt nghiệp, bảng điểm hoặc chứng chỉ trình độ tiếng Nhật được cấp bởi tổ chức ở nước ngoài. Thủ tục xác thực cần thiết phụ thuộc vào quốc gia nơi tài liệu được cấp.

• BƯỚC 1Xác nhận xem quốc gia cấp tài liệu có phải là thành viên Công ước Hague không
• BƯỚC 2Lấy xác thực chính thức ở quốc gia cấp (qua đại lý địa phương hoặc tổ chức cấp)
• BƯỚC 3Chuẩn bị bản dịch tiếng Nhật (được ký bởi dịch giả, kèm tên và chữ ký)
• BƯỚC 4Nộp cùng với đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện đến văn phòng nhập cư

Khi nộp đơn xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện cho tư cách lưu trú Gijinkoku, các tài liệu sau đây được cấp ở nước ngoài bởi người nộp đơn có thể cần thiết.