Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apostille adalah sertifikasi yang dibentuk berdasarkan Konvensi Den Haag tahun 1961 (Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi Dokumen Publik Asing). Di Jepang, apostille diterbitkan oleh Kementerian Luar Negeri (MOFA). Setelah di-apostille, dokumen diterima di lebih dari 120 negara anggota tanpa autentikasi konsuler.

Apostille adalah stempel yang dibubuhkan oleh MOFA untuk menyatakan keaslian otoritas penerbit dan segel resmi. Apostille tidak menjamin keakuratan isi dokumen.

Prosedur yang diperlukan berbeda-beda tergantung negara tujuan.

Apostille itu sendiri tidak memiliki tanggal kedaluwarsa secara hukum. Namun, harap perhatikan hal-hal berikut.

• Batas pengajuanMOFA umumnya mensyaratkan dokumen publik yang diterbitkan dalam 3 bulan terakhir (pengecualian untuk dokumen yang diterbitkan satu kali, seperti ijazah asli).
• Batas lembaga penerimaLembaga atau kedutaan penerima dapat menetapkan periode validitasnya sendiri (mis. "dalam 3 bulan sejak penerbitan"). Selalu verifikasi langsung.

Biaya apostille dan verifikasi segel resmi MOFA tidak dipungut (baik secara langsung maupun melalui pos).

Namun, biaya-biaya berikut berlaku: biaya notaris (mulai dari ¥5.000/dok, bebas pajak), biaya Kantor Urusan Hukum (¥1.700/dok, bebas pajak), biaya konsuler kedutaan (bervariasi per negara), dan ongkos kirim.

Diperlukan saat mengajukan dokumen ke negara non-anggota Konvensi Den Haag seperti Tiongkok, UEA, Arab Saudi, Qatar, dan Vietnam. Ini adalah proses dua langkah: verifikasi segel resmi di MOFA, kemudian autentikasi konsuler di kedutaan terkait di Jepang.

Tiongkok bukan anggota Hague, sehingga apostille tidak dapat digunakan. Prosedur untuk Tiongkok adalah sebagai berikut.

• LANGKAH 1(Dok. pribadi) Sertifikasi notaris
• LANGKAH 2(Dok. pribadi) Sertifikasi stempel notaris Kantor Urusan Hukum
• LANGKAH 3Verifikasi segel resmi MOFA
• LANGKAH 4Autentikasi konsuler di Kedutaan Besar Tiongkok (atau Konsulat Jenderal)

Biaya layanan kami mulai dari ¥35.000 (belum termasuk pajak). Selain itu, biaya konsuler kedutaan (¥3.000–¥30.000+), ditambah biaya notaris, Kantor Urusan Hukum, dan ongkos kirim berlaku. Kami menyediakan total lengkap dalam penawaran.

• STEP 1Konsultasi & penawaran gratis: Hubungi kami melalui Email atau WhatsApp dengan jenis dokumen, negara tujuan, dan waktu penyelesaian yang diperlukan. Kami menyediakan penawaran lengkap.
• STEP 2Konfirmasi & kirim dokumen: Setelah menerima penawaran, kirimkan dokumen Anda melalui pos atau antarkan ke kantor Akasaka kami.
• STEP 3Autentikasi: Kami mengajukan ke notaris, Kantor Urusan Hukum, MOFA dan/atau kedutaan sesuai kebutuhan. Pembaruan progres melalui email.
• STEP 4Penyelesaian & pengembalian: Dokumen dikembalikan melalui Letterpack Plus (domestik) atau DHL / FedEx (internasional).
• STEP 5Pembayaran: Transfer bank atau kartu kredit (segera hadir).

Layanan satu atap memungkinkan pemohon untuk mengajukan sertifikasi notaris, sertifikasi stempel notaris Kantor Urusan Hukum, dan apostille MOFA di satu kantor notaris di prefektur yang ditunjuk, menghilangkan kunjungan ke beberapa lembaga.

Kantor Akasaka kami secara aktif menggunakan layanan satu atap untuk mempercepat prosedur bagi klien kami.

Untuk dokumen publik saja, pengajuan pos ke MOFA dimungkinkan. Namun, dokumen pribadi atau autentikasi kedutaan memerlukan beberapa kunjungan langsung pada jam kerja hari kerja.

Our service fee starts from ¥25,000 (excl. tax, per document). MOFA fees are free, so you pay only our service fee plus disbursements (postage, etc.).

Express handling adds the following surcharge on top of the standard fee.

• Within 5 business daysStandard fee +50%
• Within 3 business daysStandard fee +100%
• Next-dayStandard fee +200%

Quotations are free. Contact us via Email or WhatsApp with document type, number, destination country and required turnaround. We provide a full breakdown of all fees and disbursements.

Embassy authentication involves multiple steps, so standard turnaround is 10–14 business days from receipt (including postage). Chinese and UAE embassies may take longer during busy periods. Contact us for the Express Plan if you have a tight deadline.

Yes. Family register extracts (koseki tohon / shohon) and residence certificates (jūminhyo) issued by municipal offices are public documents and can be submitted directly to MOFA without a notary. We also offer certified translation if required.

Degree certificates and transcripts from private universities or incorporated national/public universities cannot be submitted directly to MOFA for apostille (not classified as public documents). The following steps are required.

• LANGKAH 1Sertifikasi notaris
• LANGKAH 2Sertifikasi stempel notaris Kantor Urusan Hukum (¥1.700/dok)
• LANGKAH 3Pengajuan apostille MOFA

Yes. For private documents: notary public certification → Legal Affairs Bureau certification → MOFA application.

Translation is not required for the apostille application itself. However, the receiving institution may require a translation.

The translation itself is a private document and may require separate notarisation. We offer certified translation (Japanese→English/French) from ¥15,000/doc, with a discount when bundled with authentication.

Registry extracts (zenkō jikō shōmeisho) issued by the Legal Affairs Bureau are public documents. However, for apostille you must separately obtain a LAB Director's official seal certification of the registry official's seal before submitting to MOFA. The registry official's seal alone is not sufficient.

A document with a translation attached is treated as a composite bound document, and MOFA cannot issue an apostille for it. The correct order is to obtain the apostille on the original document before attaching any translation.

Never remove the staples. Documents such as family register and registry extracts that are stapled together function as a single certificate through their physical integrity.

Technically an apostille can be affixed to an original diploma, but MOFA cautions against this. Once attached it cannot be removed, which may cause difficulties for future use.

We strongly recommend confirming with the receiving institution whether a separate degree certificate can be used instead before submitting the original.

Significant additional charges beyond the pre-order quote are not appropriate. Legitimate cost adjustments may occur based on document content, but prior explanation is always required.

When completing marriage procedures abroad, documents such as family register extracts and certificates of eligibility to marry typically require an apostille (Hague members) or official seal verification + consular authentication (non-members).

• Hague member countriesObtain apostille on family register extract and certificate of eligibility to marry, then submit
• Non-Hague countriesObtain official seal verification + embassy consular authentication on same documents, then submit

Yes, many universities abroad require apostilles on degree certificates, transcripts, family register extracts and other documents.

Surat keterangan catatan kepolisian adalah dokumen publik yang diterbitkan oleh Badan Kepolisian Nasional. Pemohon harus hadir langsung untuk mengajukan, tetapi pengambilan dan pengajuan MOFA selanjutnya dapat ditangani oleh agen. Kami menangani segalanya mulai dari pengambilan hingga pengajuan MOFA (kehadiran langsung ke kepolisian masih diperlukan).

MOFA tidak menerima pengajuan pos dari luar negeri. Klien yang tinggal di luar Jepang harus mengajukan melalui agen domestik (seperti kantor kami).

• Persiapan dokumenMinta anggota keluarga di Jepang untuk mendapatkan dan mengirimkan dokumen kepada kami, atau kami dapat mengatur pengambilan (biaya tambahan)
• AutentikasiDitangani sepenuhnya oleh kantor kami
• PengembalianDikembalikan ke alamat luar negeri Anda melalui DHL, FedEx, atau yang setara

Ya, kami menangani autentikasi dokumen perusahaan termasuk ekstrak register, anggaran dasar, surat kuasa, dan laporan keuangan. Akun korporat untuk pesanan berkelanjutan (bulanan/reguler) tersedia.

Ya, kami menerima pesanan melalui pos dari mana saja di Jepang. Kirimkan dokumen Anda ke kantor Akasaka, Tokyo kami. Kami mengembalikannya melalui Letterpack Plus (domestik) atau DHL / FedEx (internasional).

Ya, konsultasi tersedia dalam 8 bahasa: Jepang, Inggris, Prancis, Spanyol, Indonesia, Arab, Vietnam, dan Portugis.

Saat ini kami menerima transfer bank. Faktur dikirim melalui email setelah konfirmasi pesanan (biaya transfer ditanggung klien). Pembayaran kartu kredit (Visa, Mastercard, Amex) akan diperkenalkan sejak pembukaan pada Juli 2026.

Penulis administrasi (gyoseishoshi) adalah profesional berkualifikasi nasional yang berwenang berdasarkan Pasal 1-2 Undang-Undang Penulis Administrasi untuk menyiapkan dokumen dan menangani prosedur pengajuan atas nama klien. Pengajuan ke MOFA, kantor notaris, Kantor Urusan Hukum, dan kedutaan termasuk dalam ruang lingkup praktik mereka yang sah.

Surat kuasa dari klien ke kantor kami umumnya tidak diperlukan. Prosedur MOFA, notaris, dan Kantor Urusan Hukum mengizinkan perwakilan oleh agen. Namun, beberapa kedutaan mungkin memerlukan surat kuasa atau salinan paspor — kami akan memberi tahu saat konsultasi.

Kami beroperasi dengan sistem pembayaran di muka. Setelah konfirmasi pesanan, pembayaran biaya layanan diperlukan sebelum dokumen dikirim. Pengeluaran dapat diselesaikan setelah selesai atau dimasukkan dalam pembayaran sekaligus di muka — pilihan Anda.

Berdasarkan Undang-Undang Pengendalian Imigrasi yang diubah (disahkan Juni 2024, berlaku 1 April 2027), penduduk tetap yang dengan sengaja gagal membayar biaya publik — pajak penghasilan, pajak residensi, iuran pensiun, dan premi asuransi kesehatan — dapat dicabut status residensinya.

• Berisiko pencabutanKetidakbayaran yang disengaja meskipun memiliki kemampuan finansial — menargetkan pelanggar serius dan jangka panjang
• TIDAK berisiko pencabutanKeterlambatan pembayaran yang tidak disengaja, ketidakbayaran sementara akibat sakit, pengangguran, atau keadaan yang tidak dapat dihindari
• Sistem pelaporanKetentuan baru memungkinkan (tetapi tidak mewajibkan) pegawai pemerintah pusat dan daerah untuk melaporkan kasus yang dicurigai ke otoritas imigrasi

Jika Anda memegang izin tinggal permanen, harap verifikasi bahwa semua pajak dan iuran asuransi sosial sudah terkini. Jika Anda memiliki tunggakan, segera konsultasikan dengan kantor pajak atau kantor kotamadya terkait untuk mengatur pembayaran cicilan. Kantor kami juga dapat memberikan saran kepada klien penduduk tetap mengenai pemeliharaan status residensi yang stabil sehubungan dengan layanan autentikasi.

Permohonan visa liburan kerja mungkin memerlukan apostille atau autentikasi kedutaan pada dokumen yang diterbitkan di negara asal Anda, seperti surat keterangan catatan kepolisian, rekening koran, dan sertifikat medis.

Jepang saat ini memiliki perjanjian liburan kerja dengan lebih dari 30 negara, dan daftarnya terus bertambah (Malta adalah salah satu tambahan terbaru). Seiring bertambahnya negara baru, persyaratan autentikasi kedutaan berubah, sehingga penting untuk memverifikasi persyaratan terkini.

• Negara anggota Hague (mis. Prancis, Jerman, Korea Selatan, Australia)Apostille pada surat keterangan catatan kepolisian dan dokumen lainnya
• Negara non-HagueVerifikasi segel resmi + autentikasi konsuler di kedutaan terkait di Jepang

Pada April 2026, pemerintah Jepang mengumumkan niatnya untuk merevisi pedoman pemeriksaan status residensi Insinyur / Spesialis Ilmu Humaniora / Layanan Internasional (Gijinkoku), yang mengharuskan pemohon baru yang akan menjalankan tugas berbahasa Jepang untuk menyerahkan bukti kemampuan bahasa Jepang pada tingkat CEFR B2 atau lebih tinggi (setara dengan JLPT N2). Revisi dijadwalkan pada pertengahan April 2026. Pemohon yang meminta perubahan status yang sudah berada di Jepang — seperti mahasiswa internasional yang lulus — diperkirakan akan dikecualikan.

• Berlaku (direncanakan)Warga negara asing yang baru tiba yang mengajukan Gijinkoku untuk menjalankan tugas berbahasa Jepang
• Dikecualikan (direncanakan)Pemohon yang meminta perubahan status, seperti mahasiswa internasional yang lulus di Jepang
• Tingkat yang diperlukan (direncanakan)CEFR B2 atau lebih tinggi (JLPT N2 atau lebih)

Untuk pengajuan status residensi Gijinkoku, Anda mungkin diharuskan untuk menyerahkan ijazah, transkrip, atau sertifikat kemampuan bahasa Jepang yang diterbitkan oleh lembaga di luar negeri. Prosedur autentikasi yang diperlukan bergantung pada negara tempat dokumen diterbitkan.

• LANGKAH 1Konfirmasi apakah negara penerbit dokumen adalah anggota Konvensi Den Haag
• LANGKAH 2Dapatkan autentikasi resmi di negara penerbit (melalui agen lokal atau lembaga penerbit)
• LANGKAH 3Siapkan terjemahan Jepang (ditandatangani oleh penerjemah, dengan nama dan tanda tangan)
• LANGKAH 4Ajukan bersama permohonan Sertifikat Kelayakan ke kantor imigrasi

Saat mengajukan Sertifikat Kelayakan untuk status residensi Gijinkoku, dokumen-dokumen berikut yang diterbitkan di luar negeri oleh pemohon mungkin diperlukan.