Foire aux questions

L’apostille est un système de certification établi par la Convention de La Haye de 1961. Au Japon, elle est délivrée par le Ministère des Affaires Étrangères (MAE). Une fois apostillé, un document est accepté dans les 120+ pays membres sans authentification consulaire.

L’apostille est un tampon apposé par le MAE attestant l’authenticité de l’autorité émettrice. Elle ne garantit pas l’exactitude du contenu.

La procédure requise diffère selon le pays destinataire.

L’apostille elle-même n’a pas de date d’expiration légale. Veuillez noter ce qui suit.

• Limite de soumissionLe MAE exige généralement des actes émis dans les 3 mois précédents (exceptions pour les documents émis une seule fois).
• Limites de l’institutionL’institution peut imposer ses propres périodes de validité. Vérifiez toujours directement.

Les frais d’apostille et de vérification du cachet au MAE sont gratuits (guichet et courrier).

Toutefois, les déboursés suivants s’appliquent : frais notariaux (à partir de ¥5 000/doc, exonéré), Bureau des AJ (¥1 700/doc, exonéré), frais consulaires (selon le pays) et envoi.

Requise pour soumettre des documents à des pays non membres de La Haye tels que la Chine, les ÉAE, l’Arabie saoudite, le Qatar et le Viêt Nam. Procédure en deux étapes : vérification du cachet au MAE, puis authentification consulaire à l’ambassade.

La Chine n’est pas membre de La Haye, l’apostille ne peut pas être utilisée. La procédure pour la Chine est la suivante.

• STEP 1(Documents privés) Certification notariale
• STEP 2(Documents privés) Bureau des AJ — cachet notarial
• STEP 3Vérification du cachet au MAE
• STEP 4Authentification consulaire à l’ambassade de Chine

Nos honoraires commencent à ¥35 000 (HT). S’ajoutent les frais consulaires (¥3 000–¥30 000+), notaire, Bureau des AJ et envoi. Nous fournissons un total tout compris dans le devis.

• STEP 1Consultation gratuite & devis : Contactez-nous par e-mail ou WhatsApp avec type de document, pays et délai. Nous fournissons un devis tout compris.
• STEP 2Confirmation & envoi : Après acceptation du devis, envoyez vos documents par courrier ou déposez-les à notre cabinet d’Akasaka.
• STEP 3Certification : Nous soumettons au notaire, Bureau des AJ, MAE et/ou ambassade. Mises à jour par e-mail.
• STEP 4Finalisation & retour : Documents retournés via Letterpack Plus (Japon) ou DHL/FedEx (international).
• STEP 5Paiement : Virement bancaire ou carte bancaire (à venir).

Le service guichet unique permet d’effectuer certification notariale, Bureau des AJ et apostille MAE dans un seul étude notariale, éliminant les visites multiples.

Notre cabinet d’Akasaka utilise activement ce service pour accélérer les procédures.

Pour les documents publics uniquement, la demande postale au MAE est possible. Documents privés ou authentification consulaire : plusieurs visites en jours ouvrables sont nécessaires.

Nos honoraires commencent à ¥25 000 (HT, par document). Les frais MAE étant gratuits, vous ne payez que nos honoraires plus les déboursés.

Le service express ajoute le supplément suivant au tarif standard.

• Sous 5 jours ouvrablesTarif standard +50 %
• Sous 3 jours ouvrablesTarif standard +100 %
• Le lendemainTarif standard +200 %

Les devis sont gratuits. Contactez-nous par e-mail ou WhatsApp avec type, nombre, pays et délai. Nous fournissons une ventilation complète des honoraires et déboursés.

L’authentification consulaire implique plusieurs étapes : délai standard 10–14 jours ouvrables à réception. Les ambassades de Chine et des ÉAE peuvent prendre plus de temps. Contactez-nous pour la formule Express.

Oui. Les extraits d’état civil et certificats de résidence délivrés par les mairies sont des documents publics soumissibles directement au MAE sans notaire. Nous proposons également la traduction certifiée.

Les diplômes d’universités privées ou incorporées ne peuvent pas être soumis directement au MAE (non classés comme documents publics). Les étapes suivantes sont requises.

• STEP 1Certification notariale
• STEP 2Bureau des AJ — cachet notarial (¥1 700/doc)
• STEP 3Demande d’apostille au MAE

Oui. Pour les documents privés : certification notariale → Bureau des AJ → MAE.

La traduction n’est pas requise pour la demande d’apostille. Cependant, l’institution destinataire peut l’exiger.

La traduction est un document privé pouvant nécessiter une notarisation séparée. Nous proposons la traduction certifiée (à partir de ¥15 000/doc) avec réduction en cas de prestation groupée.

Les extraits du registre des sociétés sont des documents publics. Cependant, pour l’apostille, vous devez obtenir séparément la certification du cachet du directeur du Bureau des AJ avant soumission au MAE.

Un document avec traduction jointée est traité comme un document composite, et le MAE ne peut pas y apposer d’apostille. L’ordre correct : apostille sur l’original, puis joindre la traduction.

N’enlevez jamais les agrafes. Les documents agrafés fonctionnent comme un certificat unique grâce à leur intégrité physique.

Techniquement possible, mais le MAE le déconseille. Une fois apposée, l’étiquette ne peut être retirée. Vérifiez si un certificat séparé est acceptable avant de soumettre l’original.

Des frais supplémentaires significatifs après la commande ne sont pas appropriati｛s. Des ajustements légitimes peuvent survenir, mais une explication préalable est toujours requise.

Pour les procédures de mariage à l’étranger, des documents tels que les extraits d’état civil nécessitent généralement une apostille (pays membres) ou vérification du cachet + authentification consulaire (non-membres).

• Pays membres de La HayeObtenir une apostille sur l’extrait d’état civil et le certificat de capacité matrimoniale, puis soumettre
• Pays hors ConventionObtenir vérification du cachet + authentification consulaire, puis soumettre

Oui, de nombreuses universités à l’étranger exigent des apostilles sur diplômes, relevés de notes et autres documents.

Les casiers judiciaires sont des documents publics délivrés par l’Agence nationale de police. Le demandeur doit se présenter en personne pour faire la demande, mais la collecte et la soumission au MAE peuvent être gérées par un mandataire.

Le MAE n’accepte pas les demandes postales depuis l’étranger. Les clients vivant hors du Japon doivent passer par un mandataire national.

• PréparationUn proche au Japon obtient et nous envoie les documents, ou nous gérons la collecte (frais supplémentaires)
• CertificationGérée entièrement par notre cabinet
• RetourVia DHL, FedEx ou équivalent à votre adresse

Oui, nous certifions les documents d’entreprise : extraits du registre, statuts, procurations, états financiers. Contrats d’entreprise pour commandes récurrentes disponibles.

Oui, nous acceptons les demandes postales de tout le Japon. Envoyez vos documents à notre cabinet d’Akasaka. Retour via Letterpack Plus ou DHL/FedEx.

Oui, consultations disponibles en japonais, anglais et français.

Nous acceptons le virement bancaire. Facture envoyée par e-mail après confirmation. Carte bancaire (Visa, Mastercard, Amex) dès juillet 2026.

Les gyoseishoshi sont autorisés par l’article 1-2 de la Loi sur les gyoseishoshi à préparer des documents et gérer les soumissions aux autorités (MAE, notaires, Bureau des AJ, ambassades).

Une procuration n’est généralement pas requise. Cependant, certaines ambassades peuvent exiger une procuration ou copie du passeport — nous vous informerons.

Nous fonctionnons sur une base de paiement anticipé. Honoraires à régler avant l’envoi des documents. Les déboursés peuvent être réglés après ou inclus en amont.

En vertu de la loi sur l'immigration amendée (en vigueur le 1er avril 2027), les résidents permanents qui refusent intentionnellement de payer les charges publiques peuvent voir leur statut révoqué.

• Cas visésNon-paiement délibéré malgré les moyens financiers
• Cas NON visésOublis accidentels, chômage, maladie
• SignalementNouvelle disposition permettant aux agents publics de signaler les cas suspects

Vérifiez que vos impôts et cotisations sont à jour. En cas d'arriérés, consultez la mairie pour un échéancier.

Les demandes de visa vacances-travail peuvent nécessiter une apostille ou une authentification consulaire sur des documents de votre pays d'origine (casier judiciaire, relevés bancaires, certificats médicaux).

Le Japon a des accords avec plus de 30 pays (Malte parmi les derniers ajouts).

• Pays membres de La HayeApostille sur le casier judiciaire et autres documents
• Pays non membresVérification du cachet + authentification consulaire

En avril 2026, le gouvernement japonais a annoncé son intention de réviser les directives d'examen pour le statut de résidence Ingénieur / Spécialiste en sciences humaines / Services internationaux (Gijinkoku), en exigeant des nouveaux demandeurs qui exerceront des fonctions en japonais de fournir une preuve de maîtrise de la langue japonaise au niveau CECR B2 ou supérieur (équivalent JLPT N2). La révision était prévue pour mi-avril 2026. Les demandeurs de changement de statut déjà au Japon — comme les étudiants diplômés — devraient être exemptés.

• Concernés (prévu)Étrangers nouvellement arrivés demandant le Gijinkoku pour des fonctions en japonais
• Exemptés (prévu)Demandeurs de changement de statut, notamment les étudiants diplômés au Japon
• Niveau requis (prévu)CECR B2 ou supérieur (JLPT N2 minimum)

Pour la demande de statut de résidence Gijinkoku, vous pouvez être tenu de soumettre des diplômes, relevés de notes ou certificats de compétence en japonais délivrés par un établissement étranger. La procédure d'authentification requise dépend du pays d'émission du document.

• ÉTAPE 1Vérifier si le pays d'émission est membre de la Convention de La Haye
• ÉTAPE 2Obtenir l'authentification officielle dans le pays d'émission
• ÉTAPE 3Préparer la traduction japonaise (signée par le traducteur)
• ÉTAPE 4Soumettre avec la demande de certificat d'éligibilité au bureau d'immigration

Pour la demande de certificat d'éligibilité au statut de résidence Gijinkoku, les documents suivants délivrés à l'étranger par le demandeur peuvent être requis.